Levensduur van een koffiemachine op kantoor

Een koffiemachine slijt niet in jaren maar in koppen. Wie dat omrekent, ziet snel of een machine past bij het team, en wanneer vervangen goedkoper is dan repareren.

Hoeveel jaar gaat een koffiemachine mee?

Er is geen vast getal, omdat de belasting zo verschilt. Dezelfde machine kan bij een team van vijf tien jaar meegaan en bij een team van dertig binnen drie jaar op zijn einde zijn. Wij rekenen in de kostenindex met 60 maanden, gelijk aan de gangbare looptijd van een lease. Dat is een rekentermijn, geen belofte dat de machine daarna stopt.

Wat wel vaststaat: hoe dichter een machine bij zijn maximale dagcapaciteit draait, hoe sneller maalwerk, zetgroep en pomp slijten. Een machine die op de helft van zijn capaciteit werkt, heeft rust tussen de koppen en minder warmtewisselingen.

Hoeveel koppen zet een machine in zijn leven?

Reken de dagcapaciteit om naar jaren. Bij 21 werkdagen per maand en volledig gebruik geeft dat het volgende beeld.

De teller in het servicemenu laat zien hoeveel koppen uw machine al heeft gezet. Kijk daar eens naar bij een machine die u overneemt of tweedehands koopt: een machine van drie jaar oud met 90.000 koppen is een andere machine dan een van drie jaar met 20.000.

Wat verkort de levensduur van een koffiemachine?

Vijf dingen kosten de meeste jaren:

• Kalk. Een boiler met kalkaanslag moet harder werken en raakt sneller defect. In gebieden met harder water is een filter geen luxe.
• Overbelasting. Een machine voor 30 koppen die er elke dag 60 zet, haalt de vijf jaar niet.
• Overgeslagen reiniging. Koffieolie en melkresten slijten afdichtingen en verstoppen leidingen.
• Olieachtige bonen. Zeer donker gebrande bonen laten een vettige laag achter in het maalwerk.
• Vreemde voorwerpen. Een steentje tussen de bonen kan maalschijven in één keer beschadigen.

Hoe hard het water bij u is, leest u bij waterhardheid en de koffiemachine.

Welke onderdelen slijten het eerst?

Slijtage zit vooral in bewegende delen en afdichtingen. De maalschijven worden bot, waardoor de maling grover en ongelijker wordt. In de zetgroep slijten de rubberen afdichtingen, waardoor er water langs de koffie loopt. Pompen en ventielen gaan met de jaren minder goed sluiten. Bij verse melk zijn het de slangen en de schuimkop.

Bij een revisie vervangt een monteur deze onderdelen preventief in één bezoek, in plaats van te wachten tot ze een voor een uitvallen. Dat is goedkoper dan drie losse storingsbezoeken met elk voorrijkosten. U merkt slijtage vaak eerder aan de koffie dan aan een storing: een maling die ongelijk wordt, een crema die dunner is, een kop die minder heet uit de uitloop komt. Wie dat signaleert en meldt, voorkomt dat een versleten afdichting later een lekkage wordt.

Revisie of een nieuwe machine?

Een vuistregel uit de praktijk: kost een reparatie of revisie meer dan de helft van een vergelijkbare nieuwe machine, dan is vervangen meestal de betere keuze. Zeker als de machine al de vijf jaar voorbij is en onderdelen langer levertijd krijgen.

Kijk ook of de machine nog past. Een kantoor dat van 10 naar 25 mensen is gegroeid, heeft aan een gereviseerde kleine machine weinig. Dan is het moment van de revisie een goed moment om een machine te kiezen die bij de huidige bezetting hoort. De checklist voor het kiezen van een koffiemachine helpt daarbij.

Hoe lang schrijft u een koffiemachine af?

Voor de inkomstenbelasting en de vennootschapsbelasting mag u op een bedrijfsmiddel als een koffiemachine maximaal 20% van de aanschafkosten per jaar afschrijven. Daarmee duurt het minimaal vijf jaar. Kost een machine minder dan 450 euro excl. btw, dan mag u het bedrag in één keer als kosten opvoeren.

Een Jura X10 van € 2.795 schrijft u zo in vijf jaar af, een twintigste per kwartaal. Least u de machine, dan betaalt u in plaats daarvan een vast bedrag van € 60 per maand. Wat voor u gunstiger is, staat bij kopen of leasen.

Wat doet onderhoud met de levensduur?

Het meeste effect heeft wat u dagelijks doet: spoelen, bakken legen, de melk reinigen. Daarnaast vraagt elke machine na een aantal koppen of maanden om ontkalken of een nieuw filter, en na een groter aantal om een onderhoudsbeurt. De machine meldt dat zelf op het display.

Met een servicecontract komt die beurt op locatie, zonder dat u erop hoeft te letten. Voor wat u zelf doet staat een rooster bij dagelijks schoonmaken.

Waar let u op bij een tweedehands machine?

Een gebruikte professionele machine kan een goede koop zijn, maar alleen als u weet wat u koopt. Vraag naar vier dingen. Eén: de kopteller uit het servicemenu, met een foto als bewijs. Twee: de onderhoudshistorie, met datum en vervangen onderdelen. Drie: of de maalschijven en de afdichtingen van de zetgroep bij de revisie zijn vervangen. Vier: of er garantie op zit, en van wie.

Reken ook de waterhardheid mee van de plek waar de machine vandaan komt. Een machine die jaren zonder filter op hard water heeft gedraaid, kan van binnen meer kalk hebben dan de buitenkant doet vermoeden. Een machine van 40% van de nieuwprijs met 120.000 koppen op de teller is zelden goedkoper dan een nieuwe Bravilor Sprso van € 1.895, als u de eerste revisie meetelt.

Wanneer is een tweede machine beter dan een grotere?

Draait uw machine structureel boven de 80% van zijn capaciteit, dan heeft u twee opties: een grotere machine, of een tweede machine erbij. Een tweede machine verdeelt de slijtage, haalt de rij om negen uur weg en geeft een reserve bij een storing. Een grotere machine is goedkoper in onderhoud per kop en neemt minder ruimte in.

Voor kantoren boven de 40 mensen met twee verdiepingen kiezen wij meestal voor twee machines. Voor een grote, centrale kantine past één machine met een hoge capaciteit beter. Hoeveel koppen uw team op een dag werkelijk zet, rekent u uit met hoeveel koppen per dag een koffiemachine aankan. Tel de piek mee: om half negen en na de lunch gaat in een half uur vaak een kwart van de dagproductie door de machine.