Wat kost koffie op kantoor per maand en per jaar?

Koffie op kantoor kost meer dan de bonen alleen. Hieronder staan alle posten, met het verbruik voor kantoren van 5, 10, 20 en 50 medewerkers.

Uit welke posten bestaan de kosten van koffie op kantoor?

De rekening bestaat uit vijf posten. De eerste twee betaalt u elke maand naar verbruik, de andere drie zijn vast.

• Koffie. Bonen, of gemalen koffie voor een filterzetter. Dit is de grootste variabele post.
• Melk en chocolade. Melkpoeder of verse melk voor cappuccino en koffie verkeerd, cacao voor wie geen koffie drinkt.
• De machine. Gekocht en afgeschreven, of geleased met een vast bedrag per maand.
• Onderhoud en storingen. Een servicecontract, of losse rekeningen als er iets kapot gaat.
• Bijkomend. Waterfilters, reinigingstabletten, mokken en de vaatwasser.

Wie alleen naar de kiloprijs van de bonen kijkt, mist meestal de helft. Bij een klein kantoor zijn de vaste posten zelfs groter dan de koffie zelf.

Hoeveel koffie drinkt een kantoor per maand?

Reken met 2 tot 3 koppen per medewerker per werkdag en 21 werkdagen per maand. Wij gaan uit van 2,5 kop per persoon per dag.

20 medewerkers x 2,5 koppen x 21 werkdagen = 1.050 koppen per maand. Bij 8 gram per kop is dat 8,4 kilo bonen.

Ongeveer een derde van de koppen is op de meeste kantoren een melkdrank. Bij 35 procent zijn dat 367 cappuccino's en koffie verkeerd, en met 10 gram melkpoeder per kop komt u op 3,7 kilo per maand. Tel wel alleen de mensen die er werkelijk zijn: werkt uw team twee dagen thuis, dan rekent u met 60 procent van de bezetting. De rekenhulp koffieverbruik doet dit voor uw eigen aantallen.

Wat kost koffie op kantoor bij 5, 10, 20 en 50 medewerkers?

De tabel toont het verbruik per maand en de machine die daarbij past. De bedragen per kilo en per machine staan eronder; de optelsom in euro's per maand en per kop staat in de kostenindex.

Bonen kosten bij ons € 21,50 per kilo en melkpoeder € 14,50 per kilo. De machines kosten € 1.795, € 2.795 en € 4.395 bij aankoop, of bij lease respectievelijk € 39 per maand, € 60 per maand en € 94 per maand. Het kantoor van 10 zit met 25 koppen per dag op de helft van de 50 koppen die Jura voor de W8 adviseert; groeit het team richting 15 man, kies dan meteen de X10.

Wat kost koffie op kantoor per jaar?

Voor een jaarbudget rekent u de koffie over elf maanden, omdat in de zomer en rond de feestdagen een deel van het team weg is. De vaste posten lopen twaalf maanden door.

Het kantoor van 20 verbruikt zo ongeveer 92 kilo bonen en 41 kilo melkpoeder per jaar. Daar komen twaalf maanden servicecontract en twaalf leasetermijnen bij, of eenmalig de koopprijs. Bij 50 medewerkers is het 231 kilo bonen per jaar. Op zo'n hoeveelheid scheelt een euro per kilo al 231 euro per jaar, en daarom loont het om de kiloprijs scherp te vergelijken zodra u boven de 20 man zit.

Zet in de begroting ook een post voor vervanging. Een kantoormachine gaat bij goed onderhoud ongeveer vijf jaar mee; wie koopt, reserveert per jaar een vijfde van de koopprijs voor de volgende. Wie least, heeft die post al in het maandbedrag zitten.

Maakt kopen of leasen veel uit voor de maandlast?

Minder dan veel mensen denken. Koopt u een machine van € 2.795 en schrijft u die af over 60 maanden, dan is de last per maand een zestigste deel van de koopprijs. De lease van dezelfde machine is € 60 per maand. Over vijf jaar betaalt u bij lease ongeveer 29 procent meer dan de koopprijs, in ruil voor geld dat in de zaak blijft.

Bij een kantoor van 20 is de machine daarmee de kleinste van de drie grote posten: de koffie en melk zijn groter. Wie twijfelt, leest de afweging in kopen of leasen.

Welke kosten vergeten kantoren vaak?

• Mokken en de vaatwasser. Sinds 1 januari 2024 mogen wegwerpbekers met plastic niet meer voor koffie op de werkplek, en volgens de ILT geldt de uitzondering voor inzamelen en recyclen sinds 1 januari 2026 niet meer voor kantoren. Alleen wie zich voor 12 december 2025 bij de ILT had gemeld, mag die nog tot en met 31 december 2026 gebruiken. Mokken zijn dus een vaste post, net als een extra vaatwasbeurt per dag. Zie de regels voor wegwerpbekers.
• Waterfilter en reiniging. Een filterpatroon, reinigingstabletten en bij verse melk een melkreiniger. Klein per keer, maar het komt elke maand terug.
• Thee en chocolade. Wie geen koffie drinkt, drinkt meestal wel iets anders uit dezelfde machine of waterkoker. Cacao kost bij ons € 12,50 per kilo; reken het mee in het budget.
• Bezoek. Een praktijk of showroom schenkt aan klanten. Tel per bezoeker die koffie krijgt een kop extra.
• Een kapotte machine zonder contract. Voorrijden, arbeid en onderdelen komen dan in een keer, op het moment dat het het slechtst uitkomt.

Wat kost een kop koffie all-in?

De koffie zelf kost met onze huismelange € 0,17 per kop. Daarbovenop komen de melk en de vaste kosten, verdeeld over het aantal koppen. Dat laatste maakt het verschil: een servicecontract kost per maand hetzelfde, of er nu 262 of 1.050 koppen uit de machine komen. Bij 5 medewerkers draagt elke kop daardoor vier keer zoveel servicekosten als bij 20.

Daarom is de prijs per kop bij een klein kantoor het hoogst en zakt hij snel naarmate een machine beter benut wordt. Voor de uitwerking per systeem, ook capsules en pads, zie de prijs per kop koffie.

Hoe houdt u de kosten laag zonder slechtere koffie?

1. Kies de machine op uw werkelijke aantal koppen. Een machine voor 150 koppen per dag op een kantoor van 15 man is geld dat stil staat.
2. Stem de hoeveelheid per maand af. In juli en augustus is minder nodig. Bij ons koffieabonnement past u dat per maand aan.
3. Stel de dosering in. Het verschil tussen 8 en 10 gram per kop is 25 procent meer bonen voor bijna dezelfde smaak.
4. Neem bonen, geen capsules. Per kop is een capsule meestal het duurste systeem op kantoor.

Alle bedragen op deze pagina zijn excl. btw. Op koffie, melkpoeder en cacao zit 9 procent btw, op de machine en de service 21 procent.