Koffiemachine voor kantoor kopen of leasen: wat is voordeliger?

Kopen is over vijf jaar goedkoper, leasen houdt geld in de zaak. En een gratis machine in bruikleen bestaat niet. Doorgerekend over vijf jaar.

Wat is het verschil tussen een koffiemachine kopen en leasen?

Bij kopen betaalt u de machine in een keer vooraf, op factuur, en is hij vanaf de levering van u. U schrijft hem af in de boekhouding en houdt hem zo lang als hij meegaat.

Bij leasen betaalt u een vast bedrag per maand aan een erkende leasemaatschappij, meestal 60 maanden lang. De leasemaatschappij betaalt de machine aan ons en beoordeelt zelf of zij het contract aangaat. Voor een jong bedrijf of een eenmanszaak kan dat betekenen dat er om extra gegevens wordt gevraagd. De koffie en het servicecontract staan los van die keuze: die lopen in beide gevallen via ons koffieabonnement en het servicecontract.

Rekenvoorbeeld: kopen of leasen over 60 maanden

Tel 60 leasetermijnen op en u komt bij elke machine uit op ongeveer 1,29 keer de koopprijs. Die 29 procent is de prijs van het spreiden: rente en de kosten van de leasemaatschappij. Andersom gerekend kost kopen per maand een zestigste van de koopprijs, als u de machine over vijf jaar afschrijft.

Op een kantoor van 20 is het verschil per maand kleiner dan de variatie in koffieverbruik tussen juli en november. Het is dus geen keuze die uw koffiebudget maakt of breekt. Het gaat om de vraag waar u uw geld liever heeft: in een machine of op de bank.

Wanneer is kopen de beste keuze?

• U heeft het geld en er is geen betere bestemming voor. Dan bespaart u de 29 procent.
• Het gaat om een compacte machine. Bij een klein bedrag weegt de administratie van een leasecontract zwaarder dan het voordeel van spreiden.
• U wilt de machine langer dan vijf jaar gebruiken. Een goed onderhouden machine draait daarna vaak nog jaren door, zonder maandlast.
• U wilt vrij zijn om de machine mee te nemen bij een verhuizing of door te verkopen.

Voor alle koopprijzen per machine, zie koffiemachine voor kantoor kopen.

Wanneer is leasen verstandig?

• U wilt een grote machine of meerdere machines tegelijk, en liever geen investering van duizenden euro's in een keer.
• Het bedrijf groeit en het geld is nodig voor mensen of voorraad.
• U wilt een vaste, voorspelbare maandlast die in de begroting past naast de koffie en de service.

Leasen is minder geschikt als u de machine na twee jaar alweer kwijt wilt: een leasecontract loopt in de regel de volle looptijd, en tussentijds stoppen kost geld. Meer over de voorwaarden leest u bij koffiemachine leasen.

Hoe zit het fiscaal met kopen en leasen?

Op hoofdlijnen, voor ondernemers in de inkomstenbelasting en voor bv's vergelijkbaar:

• Kopen. U zet de machine op de balans en schrijft hem af. Volgens artikel 3.30 van de Wet inkomstenbelasting 2001 mag u op een bedrijfsmiddel als een koffiemachine per jaar ten hoogste 20 procent van de aanschafprijs afschrijven, dus over minimaal vijf jaar.
• Kleinschaligheidsinvesteringsaftrek. Investeert u in een jaar in totaal meer dan 2.900 euro in bedrijfsmiddelen, dan kunt u volgens artikel 3.41 van dezelfde wet (stand 2026) 28 procent aftrekken bij investeringen tot 71.683 euro. Bedrijfsmiddelen onder de 450 euro tellen daarbij niet mee.
• Operational lease. De termijnen zijn kosten. De machine staat niet op uw balans.
• Financial lease. U bent economisch eigenaar: de machine staat op uw balans, u schrijft af en de rente is een kostenpost.
• Btw. Op machines en service zit 21 procent btw, op koffie 9 procent. Heeft u btw-belaste omzet, dan trekt u die af als voorbelasting. Zie btw op koffie en koffiemachines.

Welke vorm voor uw situatie het gunstigst is, hangt af van uw winst en uw andere investeringen. Leg het bij twijfel voor aan uw boekhouder.

Bruikleen bij afname: is een gratis machine echt gratis?

Veel aanbieders zetten een machine gratis neer, in bruikleen, als u de koffie bij hen afneemt. De machine blijft hun eigendom en de kosten zitten in de prijs per kilo of per kop. Daar is niets mis mee, zolang u het doorrekent.

Een rekenvoorbeeld. Stel dat de koffie in zo'n contract 6 euro per kilo duurder is dan elders. Een kantoor van 20 gebruikt 8,4 kilo per maand: dat is ruim 50 euro per maand extra, ruim 3.000 euro over vijf jaar. Voor dat geld had u ook een eigen machine kunnen kopen. Let daarnaast op de looptijd en de minimale afname: bruikleencontracten lopen vaak meerdere jaren en verplichten u tot een vaste hoeveelheid, ook als het team krimpt of in de zomer minder drinkt.

Pay-per-cup: betalen per kop

Bij pay-per-cup betaalt u een vast bedrag per getapte kop, waarin machine, ingrediënten en vaak service zitten. De machine telt de koppen en u krijgt per maand een factuur. Het voordeel: geen investering en kosten die meebewegen met het gebruik. Het nadeel: per kop is het meestal duurder, en er geldt vaak een minimaal aantal koppen per maand.

Pay-per-cup past bij een locatie met een sterk wisselend gebruik, zoals een evenementenruimte. Op een kantoor met een vast team is een eigen machine met een abonnement meestal goedkoper. De vergelijking per kop staat in pay-per-cup of een eigen machine.

Wat gebeurt er na 60 maanden?

Een gekochte machine is van u. Is hij goed onderhouden, dan kan hij blijven staan zolang hij goede koffie maakt en de reparaties binnen de perken blijven. Bij lease hangt het af van het contract met de leasemaatschappij: soms neemt u de machine voor een klein bedrag over, soms gaat hij terug of verlengt u. Vraag dat na voordat u tekent, niet in maand 59.

In beide gevallen loopt het servicecontract per machine door zolang u dat wilt. Hoe lang een machine in de praktijk meegaat, leest u in de levensduur van een koffiemachine.