Een koffiemachine voor kantoor kopen

U betaalt de machine één keer en daarna is hij van u. Hieronder staat wat dat kost, wat er wel en niet bij zit en hoe de rekening er na vijf jaar uitziet.

De koopprijs van een koffiemachine voor kantoor

De koopprijs hangt vooral af van het aantal koppen dat de machine per dag aankan en van de melk: verse melk of melkpoeder. Een compacte bonenmachine voor een klein team kost minder dan de helft van een machine die 150 koppen per dag zet. Hieronder onze machines, van klein naar groot. Alle prijzen zijn excl. btw.

De Franke A300 (€ 6.495) koopt u niet om de capaciteit, maar om de verse melk en de uitstraling bij de ontvangst.

Wat bij de koopprijs zit, en wat niet

Bij een plug-and-play machine krijgt u de machine, de handleiding en het storingsnummer op een sticker op de machine. Er is niets te installeren: uitpakken, reservoir vullen, bonen erin, stekker in het stopcontact. Wij leveren 5 tot 10 werkdagen na betaling.

Kiest u een machine met vaste wateraansluiting, dan komt er installatie bij. Wat dat kost, hangt af van de afstand tot de dichtstbijzijnde kraan en of er al een aftakking ligt. Dat bedrag staat apart in de offerte, zodat u het kunt vergelijken. Lees vooraf hoe levering en installatie verlopen.

Niet in de koopprijs: koffie, melkpoeder, reinigingstabletten, waterfilters en onderhoud. Die kosten lopen elke maand door, en daar zit over een paar jaar het grootste deel van het geld.

Betalen vooraf, nooit via incasso

Een machine betaalt u vooraf op factuur. Pas na de betaling plannen we de levering. Een machine gaat bij ons nooit via automatische incasso. Een incasso is bedoeld voor wat u maandelijks verbruikt, zoals de koffie in het abonnement, niet voor een aankoop van een paar duizend euro.

Wilt u het bedrag liever spreiden, dan is leasen de route. U betaalt dan een vast bedrag per maand aan een erkende leasemaatschappij. Het verschil in totale kosten staat op de pagina koffiemachine leasen voor kantoor.

Machine, koffie en service in één keer bestellen kan via de samensteller. U ziet dan direct wat u eenmalig betaalt en wat per maand terugkomt.

Wat de fabrieksgarantie dekt

Op een nieuwe machine zit fabrieksgarantie op materiaal- en fabricagefouten. De termijn en de precieze voorwaarden verschillen per merk; vraag ze na voordat u bestelt, zodat u weet waar u aan toe bent.

Wat vrijwel nergens onder de garantie valt: schade door kalk als de machine niet op tijd ontkalkt is, slijtdelen zoals afdichtingen van de zetgroep, en schade door verkeerd gebruik of verkeerde reinigingsmiddelen. Garantie betekent ook niet dat er binnen een dag iemand langskomt. Het regelt wie de reparatie betaalt, niet hoe snel die gebeurt.

Wilt u zekerheid over de snelheid, dan is een servicecontract het antwoord. Met het Basiscontract (€ 55 per maand) komt er binnen twee werkdagen een monteur of een leenmachine. Hoe dat contract werkt staat bij het servicecontract.

Wat kost een koffiemachine over vijf jaar?

Neem een kantoor met 20 medewerkers die elk zo'n 2,5 kop per werkdag drinken. Samen zijn dat ongeveer 1.050 koppen per maand. Bij 8 gram per kop gaat er 8,4 kilo bonen per maand door de machine. Als een derde van de koppen een cappuccino of koffie verkeerd is, komt daar ruim 3,5 kilo melkpoeder bij (10 gram per kop).

Reken het na en u ziet dat de bonen over vijf jaar ruim drie keer zoveel kosten als de machine. Een paar honderd euro besparen op de aanschaf maakt dus minder uit dan een machine die de koffie goed zet en niet stilstaat. Alle bedragen per teamgrootte staan in de Kostenindex koffie op kantoor 2026.

Vijf vragen voor u een machine koopt

Vijf vragen bepalen of een machine past. Ga ze langs voordat u naar merken kijkt.

• Koppen in de piek. Niet het daggemiddelde telt, maar het kwartier na het werkoverleg. Een machine die 80 koppen per dag haalt, zet er niet 30 in een kwartier.
• Water. Een reservoir kan iedereen vullen. Een vaste aansluiting vraagt een kraan in de buurt en een installateur.
• Melk. Verse melk smaakt beter, maar het melksysteem moet elke dag schoon. Melkpoeder vraagt minder werk.
• Plek. Ruimte boven de machine om bonen bij te vullen, een stopcontact zonder verlengsnoer en een plek waar de lekbak geleegd kan worden.
• Wie het bijhoudt. Wijs één persoon aan. Een machine van iedereen is in de praktijk een machine van niemand.

De volledige lijst met vragen staat in de checklist koffiemachine kiezen.

Wanneer is kopen beter dan leasen?

In pure euro's is kopen altijd goedkoper. Bij lease betaalt u ook de financiering: met onze indicatie komt 60 maanden lease uit op ongeveer 1,3 keer de koopprijs. Voor de Jura X10 staan zestig termijnen van € 60 per maand tegenover € 2.795 ineens.

Kopen is de logische keuze als het geld er is en u het niet harder nodig heeft voor iets anders, zoals voorraad of personeel. Ook bij kleine bedragen wint kopen: een filtermachine voor de werkplaats leasen kost meer administratie dan het oplevert.

Leasen wint als u het geld in de zaak wilt houden, of als u vaste maandlasten makkelijker vindt voor de begroting. De afweging staat uitgewerkt in koffiemachine kopen of leasen.

Een gekochte machine na vijf jaar

Na vijf jaar is de machine fiscaal vaak afgeschreven, want de Belastingdienst staat maximaal 20 procent afschrijving per jaar toe. Dat zegt niets over de technische staat. Een machine die elke dag is schoongemaakt en op tijd is ontkalkt, draait meestal door.

Wat dan wel gaat spelen: het maalwerk slijt, afdichtingen worden hard en de zetgroep heeft tienduizenden cycli achter de rug. Een revisie kan dan goedkoper zijn dan een nieuwe machine. Of dat loont, hangt af van het aantal koppen dat er nog doorheen moet. Hoe lang machines meegaan per type staat bij levensduur van een koffiemachine.

Is uw team in die vijf jaar gegroeid, dan is de machine misschien te klein geworden. Kijk dan opnieuw naar de piek, niet naar de leeftijd.