Btw op koffie en koffiemachines: welk tarief en wat mag u aftrekken?

Op een factuur voor koffie op kantoor staan twee btw-tarieven. De aftrek is meestal volledig, tot uw personeel per jaar boven de 227 euro uitkomt.

Btw op koffie en koffiebonen is 9 procent

Koffie is een voedingsmiddel en valt daarom onder het verlaagde tarief van 9%. Dat geldt voor bonen, gemalen koffie en oploskoffie, en ook voor wat er in de andere bussen van de machine gaat: melkpoeder, cacao, thee en suiker.

Het maakt niet uit of u de koffie per kilo koopt of per kop afrekent. Ook bij een abonnement met een vast bedrag per maand rekent de leverancier 9% over het koffiedeel. Wel moet de factuur dan laten zien welk deel koffie is en welk deel iets anders, anders kan de Belastingdienst het hoge tarief op het geheel toepassen.

Het btw-tarief op koffie verschilt dus niet per soort of per verpakking. Wat wel verschilt, is alles wat erbij hoort. Bekers, waterfilters en reinigingstabletten zijn geen voedingsmiddel en vallen onder 21%. Koopt u koffie en bekers bij dezelfde leverancier, controleer dan of die twee regels apart op de factuur staan.

Welk tarief geldt voor de machine, service en bekers?

Alles wat geen voedingsmiddel is, valt onder 21%. De tabel geeft de posten die u op een gemiddelde rekening voor koffie op kantoor tegenkomt.

Wat betekenen twee tarieven op één factuur?

Een voorbeeld met ronde bedragen. Een maandfactuur van 180 euro aan bonen en melkpoeder en 60 euro aan service bevat 16,20 euro btw tegen 9% en 12,60 euro tegen 21%. Samen 28,80 euro, die u als ondernemer terugvraagt in de btw-aangifte.

Bij ons staan de bedragen per product en per tarief op de factuur. De koffie gaat maandelijks via het koffieabonnement, de machine en de service staan als aparte regels. Zo kan uw boekhouder elk tarief op de juiste rubriek boeken.

Mag u de btw op koffie voor uw personeel aftrekken?

Ja, in de loop van het jaar trekt u alle btw af. Volgens de Belastingdienst geldt dat voor al het eten en drinken dat u aan personeel geeft, ongeacht of er een kantine is en of het uit een automaat komt. Aan het eind van het jaar kijkt u of u een deel moet terugbetalen. Dat volgt uit het Besluit uitsluiting aftrek omzetbelasting (BUA).

De berekening gaat zo. U neemt de inkoop van eten en drinken excl. btw, telt daar 25% bij op en trekt eventuele kantine-omzet incl. btw eraf. Dat deelt u door het aantal werknemers dat er gebruik van kan maken. Dat is de bevoordeling per werknemer. Die telt u op bij de andere personeelsvoorzieningen, zoals het kerstpakket. Blijft het totaal per werknemer op of onder 227 euro, dan houdt u alle aftrek.

Rekenvoorbeeld: wanneer gaat u over de 227 euro?

Een bedrijf met 20 medewerkers koopt in een jaar voor 3.200 euro excl. btw aan koffie, melk, thee en koekjes. Plus 25% opslag is 4.000 euro. Er is geen kantine-omzet. Verdeeld over 20 werknemers is de bevoordeling 200 euro per persoon. Daar blijft het onder de grens.

Krijgt iedereen in december ook een kerstpakket van 75 euro, dan komt elke werknemer op 275 euro. Dat is boven de 227 euro. U corrigeert dan volgens de rekenwijze van de Belastingdienst 9% btw over de bevoordeling van het eten en drinken, in de laatste aangifte van het jaar.

9% x 200 euro x 20 werknemers = 360 euro btw die u terugbetaalt.

Het kerstpakket kleiner maken of de koffie een paar procent goedkoper inkopen kan dus direct schelen.

Btw op de koffiemachine, en de machine zakelijk aftrekken

Op de koopprijs van een machine, bijvoorbeeld € 2.795 voor de Jura X10, komt 21% btw. Die vraagt u terug in de aangifte over het kwartaal of de maand van aankoop. De Belastingdienst noemt de btw op kantine-inventaris uitdrukkelijk als aftrekbaar in de loop van het jaar en neemt die mee in dezelfde eindejaarscorrectie. Vraag uw adviseur hoe u de machine daarin verwerkt, zeker als u dicht bij de 227 euro zit.

Bij lease hangt het af van het contract. Bij een huurachtige lease betaalt u btw per termijn. Bij een financiële lease is de machine fiscaal van u en wordt de btw vaak in één keer bij de levering berekend. Het verschil voor uw liquiditeit staat bij kopen of leasen.

Naast de btw speelt de vraag of de machine zelf als kosten meetelt. Voor een bedrijf is dat zo. Kost de machine meer dan 450 euro, dan is het een bedrijfsmiddel: u zet hem op de balans en schrijft hem af over de jaren dat u hem gebruikt. Bij een machine van € 1.795 of meer is dat altijd het geval. De Belastingdienst staat voor dit soort bedrijfsmiddelen maximaal 20% afschrijving per jaar toe, dus reken op minimaal vijf jaar.

Bij lease ligt het anders. De maandtermijnen zijn dan gewone bedrijfskosten, en bij financiële lease schrijft u de machine af alsof u hem gekocht heeft. De koffie, het melkpoeder en het servicecontract zijn in beide gevallen directe kosten in het jaar zelf. Investeert u in hetzelfde jaar ook in andere bedrijfsmiddelen, dan kan de machine meetellen voor de kleinschaligheidsinvesteringsaftrek. Uw boekhouder ziet in een oogopslag of u boven de drempel komt.

Wat als u geen btw mag aftrekken?

Een deel van de bedrijven kan de btw niet terugvragen. Huisartsen, fysiotherapeuten, tandartsen, scholen en kinderopvang hebben voor een groot deel vrijgestelde omzet. Wie de kleineondernemersregeling gebruikt, trekt ook geen btw af. Voor hen is de prijs incl. btw de echte kostprijs: een machine wordt 21% duurder, de koffie 9%.

Dat verandert de afweging. Bij een praktijk weegt een duurdere machine zwaarder, en is een plug-and-play machine zonder installatiekosten vaak de verstandiger keuze. Zie koffie voor een praktijk en koffie op school en in de kinderopvang.

Wat als medewerkers betalen voor hun koffie?

Sommige bedrijven laten medewerkers een klein bedrag per kop betalen, bijvoorbeeld via een betaalautomaat of een pasje. Dat geld is kantine-omzet. Over die omzet draagt u 9% btw af, want u verkoopt dan koffie. In de eindejaarsberekening van de Belastingdienst trekt u de omzet incl. btw af van de inkoop plus 25% opslag, waardoor de bevoordeling per werknemer daalt.

Een voorbeeld. Er gaan 4.000 betaalde koppen per jaar door de automaat tegen 20 cent. Dat is 800 euro omzet incl. btw, waarvan 66,06 euro btw. De bevoordeling in het voorbeeld hierboven daalt van 4.000 naar 3.200 euro, en per werknemer van 200 naar 160 euro. Voor de meeste kantoren is betalen per kop de administratie niet waard: gratis koffie op de werkplek is in de loonheffing al onbelast, zie koffie en de werkkostenregeling.

Wat als u de machine ook privé gebruikt?

Een zzp'er die vanuit huis werkt en een machine op de zaak zet, gebruikt die ook privé. Volgens de btw-regels trekt u dan alleen de btw af die past bij het zakelijke gebruik. Wie de machine voor 40% zakelijk gebruikt, vraagt 40% van de btw terug. Zet het percentage en de onderbouwing op papier, want bij een controle vraagt de inspecteur ernaar.

Voor een bv of een bedrijf met personeel speelt dit zelden: de machine staat op kantoor en wordt daar gebruikt. Koffie die u aan bezoekers schenkt, valt onder de gewone bedrijfskosten.