Koffie op kantoor: onze bonen, melk en chocolade

Drie soorten koffie, melkpoeder en chocolade, elke maand op de deur. Met de verbruikscijfers waarmee u zelf kunt uitrekenen hoeveel uw kantoor nodig heeft.

Onze koffie voor op kantoor

We houden het assortiment bewust klein. Drie soorten koffie dekken vrijwel elk kantoor, en met minder keuze is de kans kleiner dat er een zak in de kast staat te verouderen.

Huismelange

Middelgebrand, een melange van arabica met een deel robusta. Zachte bitter, weinig zuur, en sterk genoeg om in een cappuccino overeind te blijven. Dit is de koffie voor het kantoor waar de een zwart drinkt en de ander een latte macchiato: € 21,50 per kilo.

Espresso donker

Donkerder gebrand, met meer robusta voor body en een dikke crema. Voor teams die hun koffie kort en krachtig willen. Een kanttekening: donker gebrande bonen zijn olieachtiger en vragen iets vaker om een reiniging van het maalwerk. Prijs: € 23,50 per kilo.

Filterkoffie gemalen

Een middelgebrande melange, grof gemalen voor zetapparaten met filter en kan, zoals de Bravilor Novo. Niet geschikt voor de bonenbak van een volautomaat. Prijs: € 20,00 per kilo.

Prijzen van koffie, melkpoeder en chocolade

Alle producten worden per kilo verpakt en geleverd. De prijzen zijn exclusief 9% btw; verzendkosten zijn er niet, die zitten in de kiloprijs.

Melkpoeder is bedoeld voor de toppingbus van een volautomaat, zoals de Animo OptiBean X 11. Die heeft één toppingbus, dus melkpoeder of chocolade, niet allebei. De Animo OptiBean X 13 heeft naast de bonenbus aparte bussen voor topping, cacao en suiker. Heeft uw machine een melksysteem voor verse melk, dan heeft u geen melkpoeder nodig; die melk koopt u zelf bij de supermarkt of de groothandel.

Hoeveel koffie heeft een kantoor per maand nodig?

Wij rekenen met 2,5 koppen per medewerker per werkdag, 21 werkdagen per maand en 8 gram bonen per kop. Wie sterker drinkt of grote mokken gebruikt, zit eerder op 10 of 11 gram.

Een handige vuistregel: 0,4 tot 0,5 kilo per medewerker per maand. Een kantoor van 12 mensen komt dan op 5 tot 6 kilo. Tel bezoekers apart mee als u veel klanten ontvangt; een showroom met 15 bezoekers per dag zet daar alleen al 2,5 kilo per maand voor door. Meer achtergrond: hoeveel koffie drinkt een medewerker.

Het verbruik van melkpoeder en chocolade

Per cappuccino of koffie verkeerd gaat er ongeveer 10 gram melkpoeder in. In onze kostenindex rekenen we ermee dat ruim een op de drie koppen een melkdrank is. Voor een kantoor van 20 mensen zijn dat zo'n 368 melkdranken per maand, goed voor 3,7 kilo melkpoeder.

Die verhouding verschilt sterk per team. Op het ene kantoor is de helft een melkdrank, in een werkplaats wordt soms bijna alleen zwart gedronken. Houd na de eerste maand bij wat er op is: dat is de beste meting die u kunt krijgen.

Chocolade is vaak het product dat het langst blijft staan. Bestel in de eerste maand 1 kilo en kijk hoe snel het gaat. Twijfelt u tussen poeder en een machine met verse melk, lees dan melkpoeder of verse melk.

Wat kost een kop koffie op kantoor?

Bij 8 gram per kop kost alleen de koffie:

• Filterkoffie: € 0,16 per kop
• Huismelange: € 0,17 per kop
• Espresso donker: € 0,19 per kop

Voor een cappuccino komt daar 10 gram melkpoeder bij. Wat er niet in zit: de machine, het onderhoud, suiker, water en stroom. Een volautomaat gebruikt ongeveer 0,01 tot 0,02 kWh per kop; bij 1.000 koppen per maand is dat 10 tot 20 kWh.

Het verschil tussen de duurste en de goedkoopste koffie is per kop een paar cent. Over 1.000 koppen per maand is dat wel een bedrag, maar het weegt zelden op tegen een team dat de koffie niet lekker vindt en buiten de deur gaat halen. De volledige berekening met machine en service staat in wat kost koffie op kantoor.

Elke maand rond dezelfde datum geleverd

De eerste levering komt binnen 3 werkdagen na de start. Daarna leveren we elke maand rond dezelfde datum, per pakketdienst, op een zakelijk adres in heel Nederland. Bonen, melkpoeder en chocolade zitten per kilo verpakt in één zending.

Bewaar de zakken dicht, koel en donker, en niet boven de machine waar de warmte opstijgt. Een aangebroken zak is binnen een week of twee op zijn best; daarom leveren we liever elke maand dan eens per kwartaal een grote voorraad. Meer tips in koffiebonen bewaren.

De koffie loopt via een abonnement van minimaal 12 maanden. Hoe dat werkt, wat het kost en hoe u de hoeveelheid aanpast, leest u bij het koffieabonnement.

Een koffiebeleid voor het personeel

De meeste ergernis over koffie op kantoor gaat niet over de smaak. Het gaat over een lege bonenbak om negen uur, een vieze lekbak en niemand die zich verantwoordelijk voelt. Drie afspraken lossen het grootste deel op.

1. Eén eigenaar per machine. Iemand die de bestelling bijhoudt, het storingsnummer kent en weet wanneer het onderhoud was.
2. Een schoonmaakrooster. Lekbak en koffiedik dagelijks, het reinigingsprogramma volgens de machine. Zie dagelijks schoonmaken.
3. Bekers en mokken. Volgens de ILT geldt sinds 1 januari 2026 de uitzondering voor het inzamelen en recyclen van wegwerpbekers met plastic niet meer voor kantoren. Alleen wie zich vóór 12 december 2025 bij de ILT had gemeld, mag die uitzondering nog tot en met 31 december 2026 gebruiken. Lees de regels voor wegwerpbekers.

Over de fiscale kant, koffie en thee voor het personeel binnen de werkkostenregeling, gaat koffie en de werkkostenregeling.

Twee soorten proberen bij een verdeeld team

Bestel de eerste maand twee soorten: huismelange in de machine en een kilo espresso donker ernaast. Wissel na twee weken en vraag het team welke blijft. Dat kost u niets extra, want de totale hoeveelheid blijft gelijk.

Heeft uw machine twee bonenbakken, dan hoeft u niet te kiezen: de huismelange voor de melkdranken, de donkere voor de espresso. Bij een machine met één bonenbak, zoals de Jura GIGA X3 Professional, wisselt u per zak; meng geen twee soorten in dezelfde bak, want dan proeft u van geen van beide iets. Meer over het kiezen van een melange op een koffiemelange kiezen.