Koffiemachine kiezen voor kantoor: checklist met 15 vragen

Wie een machine kiest op de foto en de prijs, merkt pas na drie maanden wat er mist. Deze vijftien vragen voorkomen dat.

Waarom een checklist voordat u een koffiemachine kiest?

Een koffiemachine voor kantoor gaat vijf jaar mee en wordt elke werkdag door iedereen gebruikt. Een verkeerde keuze merkt u dus elke dag: een rij om negen uur, een reservoir dat drie keer per dag leeg is, of melkdranken die niemand drinkt omdat de machine ze niet goed maakt. De vragen hieronder staan in de volgorde waarin u ze het beste beantwoordt. De prijs komt bewust als laatste.

Mensen en koppen: vraag 1 tot 3

1. Hoeveel mensen zijn er op een gemiddelde dag? Niet de loonlijst, maar de bezetting. Werkt het team twee dagen thuis, dan zijn er op een gemiddelde dag 60 procent.
2. Hoeveel koppen per dag, en wanneer is de piek? Reken met 2,5 kop per persoon. Kijk of het verbruik verspreid is over de dag of geconcentreerd in een pauze, zoals op scholen.
3. Komt er bezoek dat koffie krijgt? Tel per bezoeker een kop. Een showroom of praktijk zit zo op tientallen koppen extra per dag.

Deel het aantal koppen per dag door 0,7 en u heeft het fabrieksadvies dat u minimaal nodig heeft. Hoe dat werkt, staat in hoeveel koppen een machine aankan.

Dranken: vraag 4 tot 6

4. Welke dranken wil het team? Alleen zwarte koffie, of ook espresso, cappuccino, latte, chocolade en heet water voor thee? Elke extra drank vraagt een onderdeel dat schoon moet blijven.
5. Verse melk of melkpoeder? Verse melk smaakt voller, maar vraagt een koeler en dagelijkse reiniging. Poeder is eenvoudiger. De afweging staat in melkpoeder of verse melk.
6. Een of twee bonenbakken? Met twee bakken kunt u een gewone melange en een donkere espresso of cafeïnevrije koffie aanbieden. Op een kantoor van tien is dat luxe, bij vijftig mensen een wens die vaak terugkomt.

Water en plek: vraag 7 tot 9

7. Waterreservoir of vaste wateraansluiting? Tot ongeveer 60 koppen per dag werkt een reservoir. Daarboven scheelt een aansluiting veel vullen. Is er binnen anderhalve meter een koudwaterkraantje, dan is aansluiten eenvoudig.
8. Waar komt de machine te staan? Meet de breedte, de diepte en de hoogte tot het bovenkastje; de bonenbak moet u van boven kunnen vullen. Vraag na welke stroomaansluiting de machine nodig heeft, want grotere machines vragen soms een eigen groep.
9. Hoe hard is het water? Dat bepaalt welk filter er nodig is en hoe vaak het wordt vervangen. Uw drinkwaterbedrijf toont het per postcode.

Twijfelt u over de wateraansluiting, lees dan een machine zonder wateraansluiting.

Onderhoud en storingen: vraag 10 tot 12

10. Wie maakt de machine dagelijks schoon? Als niemand die taak krijgt, gaat de kwaliteit binnen een maand achteruit. Spreek het af voordat de machine er staat.
11. Wat gebeurt er bij een storing? Wie belt u, hoe snel komt er iemand, en krijgt u een leenmachine als de reparatie langer duurt? Bij ons staat het storingsnummer op een sticker op de machine.
12. Wat valt onder het servicecontract en wat niet? Vraag naar voorrijden, arbeid, onderdelen door slijtage en wat er wordt uitgesloten, zoals kalkschade zonder filter.

Ons servicecontract kost vanaf € 55 per maand per machine, met binnen twee werkdagen een monteur of een leenmachine.

Kosten en contract: vraag 13 tot 15

13. Kopen, leasen of iets anders? Kopen is over vijf jaar het goedkoopst; leasen spreidt de uitgave. Pas op met een gratis machine in bruikleen: die betaalt u terug via een hogere prijs per kilo. Zie kopen of leasen.
14. Wat kost een kop all-in? Tel koffie, melk, machine en service bij elkaar en deel door het aantal koppen. Alleen zo vergelijkt u eerlijk tussen aanbieders.
15. Hoe lang zit u vast, en wat gebeurt er als het team groeit of verhuist? Vraag naar de minimale looptijd, de opzegtermijn en of de machine kan worden omgeruild.

Hoe vertaalt u de antwoorden naar een machine?

Met de antwoorden blijven er meestal een paar kandidaten over. Een paar voorbeelden uit de praktijk:

• Kantoor tot 10, weinig ruimte op het aanrecht: Bravilor Sprso, 21,5 cm breed.
• Kantoor van 12, geen aansluiting, verse melk gewenst: Jura W8.
• Kantoor van 20 tot 30, verse melk, nu een reservoir en later eventueel de waterleiding: Jura X10.
• Kantoor van 20, twee soorten bonen, verse melk: WMF 1100 S met twee bonenbakken.
• Kantoor van 40, veel cappuccino, verse melk: Jura GIGA X3 Professional.
• Kantine met 50 man of meer en een vaste aansluiting: Animo OptiBean X 13.
• Bouwkeet of werkplaats, vooral zwarte koffie in kannen: Bravilor Novo.

Alle machines met hun capaciteit en prijs staan in de prijslijst.

Hoe betrekt u het team bij de keuze?

De officemanager kiest, maar het team drinkt. Een korte peiling voorkomt dat u een machine neerzet die niet past. Vraag drie dingen: wat drinkt u op een normale dag, hoe vaak, en mist u nu iets? Twintig antwoorden zeggen meer dan een gevoel. Blijkt dat de helft cappuccino drinkt, dan weegt het melksysteem zwaarder dan de prijs van de machine.

Betrek ook de mensen die de machine straks schoonmaken en bijvullen. Zij weten of er ruimte is voor een melkkoeler, of de vaatwasser het aankan en wie er op vrijdag als laatste weggaat. En vraag de facilitaire dienst of het pand eigenaar is van de wateraansluiting en de stroomgroep; bij een gehuurd verdiepingskantoor moet de verhuurder soms toestemming geven voor een aansluiting.

Welke fouten maken kantoren het vaakst bij het kiezen?

• Kiezen op de prijs van de machine. Over vijf jaar is de koffie de grootste post, niet de machine.
• Rekenen met de loonlijst. Daardoor wordt de machine te groot en de bestelling te ruim.
• Verse melk kiezen zonder iemand die schoonmaakt. Dan staat er na een maand een melksysteem dat niemand vertrouwt.
• Geen afspraken over storingen. De machine valt een keer uit. De vraag is alleen of u dan weet wie u belt.
• De hoogte vergeten. Een machine die net onder het bovenkastje past, kunt u niet bijvullen.

Wilt u het in een keer goed doen, stel dan online samen of vraag een offerte aan met uw antwoorden erbij.