Servicecontract voor de koffiemachine op kantoor

Onderhoud op locatie, storingen inclusief voorrijden en arbeid, en een leenmachine als een reparatie langer duurt. Wat er wel en niet onder valt, en welk niveau bij welke machine hoort.

Wat een servicecontract voor de koffiemachine dekt

Het contract geldt per machine en heeft dezelfde minimale looptijd als het koffieabonnement. Onder het contract valt het periodieke onderhoud op locatie volgens het schema van de fabrikant, het verhelpen van storingen met voorrijden en arbeid, de slijtdelen, de waterfilters, en een leenmachine als een reparatie langer duurt.

Wat niet in het maandbedrag zit: het dagelijkse schoonmaken. Dat doet u zelf, en hoe beter dat gebeurt, hoe minder storingen er komen. Verderop staat wat dat per dag en per week betekent.

Welk contract bij welke machine hoort

Het niveau hangt af van de machine, niet van uw voorkeur. Een machine met verse melk of een vaste wateraansluiting heeft meer onderdelen die slijten en vraagt vaker om een monteur.

Prijs en capaciteit van elke machine staan in de prijslijst koffiemachines.

Het onderhoud per type machine

Bij elke onderhoudsbeurt controleert de monteur zetgroep, maalwerk, pakkingen en de waterkant. Wat er verder gebeurt, hangt af van het type.

Bonenmachine met reservoir

Zoals de Jura W8. Aandacht voor het ontkalken of het waterfilter, de zetgroep en het maalwerk. Slijtdelen als pakkingen worden vervangen voor ze gaan lekken.

Machine met verse melk

Zoals de Franke A300. Het melksysteem krijgt de meeste aandacht: slangen, ventielen en het opschuimdeel. Melkresten zijn de belangrijkste oorzaak van storingen bij deze machines.

Machine met poederbussen

Zoals de Animo OptiBeans. De mengkommen en de doseerschroeven van de toppingbussen worden gereinigd en gecontroleerd; poeder dat vocht trekt, gaat klonteren.

Machine op de waterleiding

Het waterfilter wordt vervangen volgens het schema, en aansluiting en slangen worden nagelopen. Meer over kalk in waterhardheid en de koffiemachine.

Hoe meldt u een storing?

Op elke machine die we leveren, zit een sticker met het storingsnummer. Hetzelfde nummer staat in uw orderbevestiging. Bel dat nummer, dan komt de melding direct bij de technische dienst. Kunt u de sticker niet vinden, gebruik dan het formulier op storing melden.

Kijk voordat u belt even naar drie dingen. Is de lekbak of de koffiedikbak vol of niet goed teruggezet? Zit het reservoir goed, of staat de kraan open bij een vaste aansluiting? Zitten er bonen in de bak? Dat is binnen een minuut gecontroleerd, en is het een van deze drie, dan heeft u direct weer koffie.

Is het echt een storing, dan geldt de afspraak uit uw contract: bij Basis binnen twee werkdagen een monteur of een leenmachine, bij Compleet de volgende werkdag een monteur bij een melding voor 12.00 uur, en een leenmachine als het langer duurt. Meer stappen staan in wat te doen bij een storing.

Wat buiten het servicecontract valt

Het contract dekt slijtage en normale storingen. Drie dingen vallen erbuiten, en het is goed die vooraf te kennen.

• Verkeerd gebruik. Gemalen koffie in de bonenbak, een melkslang die in de vaatwasser ging, een machine die van het aanrecht is gevallen.
• Kalk zonder filter. Is er een waterfilter voorgeschreven en wordt dat niet gebruikt of niet vervangen, dan valt kalkschade niet onder het contract. Het filter zit in het contract; vervangen als de machine erom vraagt is aan u.
• Ongeschikte producten. Bijvoorbeeld bonen met een suikerlaag of smaakstof, die het maalwerk verstoppen, of reinigingsmiddelen die de fabrikant niet voorschrijft.

Daarnaast blijft het dagelijkse schoonmaken uw werk. Een monteur die komt voor een machine die al twee weken niet is gespoeld, lost het probleem op, maar die beurt valt dan onder verkeerd gebruik.

De prijs van een losse reparatie

Zonder contract betaalt u per bezoek. Een losse reparatie bestaat bijna altijd uit drie posten: voorrijkosten, arbeid en onderdelen. Openbare prijslijsten voor reparaties aan zakelijke koffiemachines zijn schaars; de meeste partijen geven pas een prijs als de monteur heeft gekeken.

Ter vergelijking een verwante markt. Voor waterkoelers op kantoor noemt de kostengids van OfferteAdviseur (september 2026) 80 tot 250 euro voor een losse reparatie buiten de garantie, en 100 tot 300 euro per jaar voor een onderhoudscontract. Een volautomaat met maalwerk, zetgroep en melksysteem heeft meer onderdelen dan een waterkoeler; reken dus niet op minder.

Vraag uw huidige leverancier om drie getallen voordat er iets kapot gaat: de voorrijkosten, het uurtarief en de prijs van een zetgroep. Dan weet u wat een storing u kost, en kunt u dat naast € 55 per maand of € 79 per maand per maand leggen.

Waarom loont een servicecontract voor een kantoor?

Het eerlijke antwoord: voor een enkele machine bij vijf mensen is het een afweging. Valt de machine een week uit, dan haalt iemand koffie bij de bakker. Voor een kantoor met 30 of meer mensen ligt het anders.

Neem een kantoor met 40 medewerkers, goed voor zo'n 100 koppen per dag. Staat de machine drie werkdagen stil, dan komen er 300 koppen niet uit de machine. Haalt men een kwart daarvan buiten de deur, met tien minuten heen en terug, dan kost dat samen ruim twaalf uur werktijd. Dat is één storing.

Daar komt bij dat het contract een vaste prijs per maand geeft, dat het onderhoud gebeurt voordat er iets stuk gaat, en dat er een leenmachine komt als een reparatie langer duurt. Wilt u weten hoe lang een machine meegaat met en zonder onderhoud, lees dan levensduur van een koffiemachine.

Dagelijks onderhoud dat u zelf doet

De monteur komt een paar keer per jaar, de machine wordt elke dag gebruikt. Het dagelijkse werk ligt dus op kantoor. Dit is het schema dat we bij de levering doorlopen:

Een uitgebreide uitleg per stap staat in de koffiemachine dagelijks schoonmaken en ontkalken en onderhoud.