Waterkoeler op kantoor: soorten en kosten

Een waterkoeler op de leiding of met flessen, kopen of huren. Met marktprijzen, een rekensom per medewerker en de punten waarop een waterkoeler op kantoor misgaat.

Soorten waterkoelers voor kantoor

Er zijn twee hoofdsoorten, en de keuze daartussen bepaalt bijna alles: de kosten, het werk en de plek.

Daarnaast bestaan tafelmodellen en tappunten in het aanrecht. Het verschil tussen een waterkoeler, een dispenser en een tappunt staat op waterdispenser voor kantoor. Voor de leidingvariant in detail: waterkoeler op de waterleiding.

Wat kost een waterkoeler voor kantoor?

Wij hebben voor waterkoelers nog geen vaste prijslijst; we maken een offerte per locatie. Om u een beeld te geven, de marktprijzen uit de kostengids waterkoeler van OfferteAdviseur (bijgewerkt september 2026):

• Kopen, standaardmodel: 250 tot 1.200 euro.
• Huren: 20 tot 60 euro per maand inclusief basisservice. Voor een flessenmodel met waterlevering noemt de gids 40 tot 120 euro per maand, voor een leidingmodel met onderhoud 30 tot 80 euro.
• Aansluiten op de waterleiding: 100 tot 350 euro eenmalig.
• Filter vervangen: 50 tot 150 euro per jaar.
• Onderhoudscontract bij een gekochte koeler: 100 tot 300 euro per jaar.
• Een fles van 18 tot 19 liter: 6 tot 10 euro.

De spreiding is groot omdat er veel verschil zit in wat er inbegrepen is. Vergelijk offertes daarom altijd op hetzelfde: huur, filters, onderhoud, voorrijkosten en bij flessen de prijs per fles.

Kopen tegenover huren over vijf jaar

Een rekensom op basis van dezelfde marktprijzen, voor een leidingkoeler over vijf jaar.

Kopen is over vijf jaar meestal iets goedkoper, maar u regelt het onderhoud dan zelf. Wie dat vergeet, heeft na twee jaar een koeler met een verzadigd filter. Huren is duurder, maar de leverancier komt vanzelf. Voor een kantoor zonder facilitair medewerker is dat vaak de doorslag.

Hoeveel water drinkt een medewerker op kantoor?

Het Voedingscentrum adviseert volwassen vrouwen ten minste 1,4 liter per dag te drinken en mannen 1,4 tot 1,8 liter. Dat is al het drinken bij elkaar, dus koffie en thee tellen mee. Een deel daarvan drinkt iemand thuis.

Voor een kantoor rekenen we daarom met 0,5 tot 1 liter uit de waterkoeler per medewerker per werkdag. In de zomer meer, bij een team dat veel koffie drinkt minder. Een voorbeeld met 25 medewerkers en 0,75 liter:

Samen tappen zij zo'n 394 liter per maand. Met flessen van 19 liter zijn dat 21 flessen, die ergens opgeslagen moeten worden en die iemand van 19 kilo op de koeler moet tillen.

Uit de leiding kost diezelfde 394 liter bij het drinkwatertarief van Brabant Water in 2026 (1,51 euro per 1.000 liter, inclusief btw) ongeveer 60 cent. Met flessen van 6 tot 10 euro is het 126 tot 210 euro.

Hygiëne van de waterkoeler

Eerst het geruststellende deel. Volgens het RIVM raakt iemand besmet met legionella door het inademen van kleine waterdruppels, niet door het drinken van water. Een waterkoeler vernevelt geen water. Het risico op kantoor zit eerder in douches dan in de koeler.

Dat betekent niet dat hygiëne er niet toe doet. Bacteriegroei in een tappunt of reservoir geeft een muffe smaak en kan maagklachten geven. Drie dingen helpen:

• De tappunten en de lekbak elke dag afnemen. Monden en bidons raken de tapkraan vaker dan u denkt.
• Het filter vervangen volgens het schema van de fabrikant, niet als het water vreemd begint te smaken.
• Na een vakantie of een lang weekend eerst een paar liter laten doorlopen.

Het offerteplatform Bobex noemt 1 tot 2 onderhoudsbeurten per jaar voor een leidingkoeler en 2 per jaar voor een flessenkoeler.

De beste plek voor een waterkoeler op kantoor

De beste plek is in of naast de pantry. Daar loopt de waterleiding al, daar staat de koffiemachine en daar ligt een vloer die tegen een plas kan. Let op vier punten:

• Een geaard stopcontact, liefst niet op dezelfde groep als de koffiemachine en de waterkoker.
• Bij een leidingmodel: een koudwaterleiding binnen bereik. Ligt die er niet, dan moet een installateur hem aanleggen.
• Niet in de zon en niet tegen een radiator. De koeler moet dan harder werken en gaat korter mee.
• Ruimte aan de achterkant voor de ventilatie van de compressor; een koeler die tegen de muur gedrukt staat, koelt slecht.

Een waterkoeler in een vergaderruimte klinkt handig, maar de compressor slaat met regelmaat aan. In een stille ruimte valt dat op.

Waterkoeler en koffiemachine op dezelfde leiding

Komt er een koffiemachine met vaste aansluiting en een waterkoeler op de leiding, laat dan in één keer twee aansluitpunten maken. Dat scheelt een tweede bezoek van de installateur. Voor de koffiemachine is een koudwaterkraantje binnen 1,5 meter nodig, met een aansluiting van 3/8 inch (Jura X10c) of 3/4 inch (Jura GIGA X3c, Animo OptiBeans); lees een wateraansluiting laten aanleggen.

Welke koffiemachines een vaste aansluiting gebruiken, staat in het overzicht van koffiemachines voor kantoor.

Een waterkoeler via Bedrijfskoffie

We leveren waterkoelers op de leiding en met flessen, op offerte. Omdat de situatie per pand verschilt, het aantal mensen, de afstand tot de leiding en of er al een aansluiting ligt, maken we eerst een prijs op maat. Vermeld in uw aanvraag hoeveel mensen er op een gewone dag zijn, of er een koudwaterleiding in de pantry ligt, en of u koud, bruisend of heet water wilt.

U kunt het combineren met een koffiemachine en het koffieabonnement; dan komt alles op één factuur. Vraag een offerte aan, of lees eerst verder over de waterkoeler op de waterleiding.