Koffie op het werk en de werkkostenregeling in 2026

Koffie en thee die uw mensen op het werk drinken, kosten u geen vrije ruimte. Een machine voor thuis of een zak bonen mee naar huis wel. Zo zit het precies.

Valt koffie op het werk onder de werkkostenregeling?

Ja, maar op de gunstigste manier. In de werkkostenregeling (WKR) is alles wat u een werknemer geeft of vergoedt in principe loon. Daarop zijn drie uitzonderingen: gerichte vrijstellingen, nihilwaarderingen en de vrije ruimte. Koffie en thee op de werkplek horen bij de tweede groep.

Een nihilwaardering betekent dat de voorziening voor 0 euro meetelt. U betaalt er geen loonheffing over en het bedrag gaat niet af van uw vrije ruimte. Volgens de Belastingdienst is die vrije ruimte in 2026 2% over de eerste 400.000 euro fiscale loonsom en 1,18% over het deel daarboven. Gaat u daar overheen, dan betaalt u 80% eindheffing over het meerdere.

De regel staat in artikel 3.7 van de Uitvoeringsregeling loonbelasting 2011. In de praktijk hoeft u voor koffie op kantoor dus niets bij te houden per medewerker, hoeveel koppen er ook doorheen gaan.

Wat telt als consumptie op de werkplek, en wat niet?

De Belastingdienst spreekt van consumpties op de werkplek die geen deel uitmaken van een maaltijd. Denk aan koffie, thee, frisdrank, fruit, een stuk taart bij een verjaardag of een losse kop soep. Zodra het een maaltijd wordt, bijvoorbeeld soep met een paar broodjes en een glas melk, geldt de nihilwaardering niet meer. Voor maaltijden op het werk gelden eigen regels.

Geldt de nihilwaardering ook voor de koffiemachine zelf?

Ja. De Kennisgroep Loonheffingen van de Belastingdienst schreef in maart 2024 (KG:204:2024:7) dat de nihilwaardering van toepassing is op het gebruik van een koffieautomaat op de werkplek en op het verbruik van consumpties daar. De machine blijft van de werkgever en de werknemer gebruikt hem alleen op het werk.

Het maakt fiscaal voor de werknemer dus niet uit of u een eenvoudige Bravilor Novo in de kantine zet of een Franke A300 met verse melk bij de receptie. De keuze voor een machine maakt u op capaciteit en smaak, niet op de loonheffing. Een overzicht van wat bij welk team past staat bij koffiemachines voor kantoor.

Wat als u een koffiemachine voor thuis vergoedt?

Dan bent u buiten de nihilwaardering. Een koffiemachine op de thuiswerkplek is geen voorziening op de werkplek in de zin van artikel 3.7, en ook geen arbovoorziening zoals een bureaustoel. Het is loon. U kunt het aanwijzen als eindheffingsloon in de vrije ruimte, mits het gebruikelijk is.

Een rekenvoorbeeld. Een bedrijf met 500.000 euro loonsom heeft een vrije ruimte van 9.180 euro: 2% over de eerste 400.000 euro, dat is 8.000 euro, en 1,18% over de overige 100.000 euro, dat is 1.180 euro. Geeft het tien thuiswerkers een machine van 600 euro, dan gaat 6.000 euro van die ruimte af. Daarna is er nog 3.180 euro over voor de kerstpakketten, de bedrijfsuitjes en de rest van het jaar.

Mogen medewerkers koffie of bekers mee naar huis nemen?

Een zak bonen die een medewerker mee naar huis neemt, is geen consumptie op de werkplek. Dat is loon, net als een koffiepakket in de kerstdoos. Voor een losse zak is het bedrag klein, maar wie er een vaste gewoonte van maakt, moet het meetellen in de vrije ruimte.

Bekers zijn een ander verhaal. In dezelfde publicatie uit 2024 ging de Kennisgroep over herbruikbare to-go-bekers van 10 euro per stuk die werknemers mochten houden. Conclusie: nihilwaardering, mits de werkgever aannemelijk maakt dat de bekers geheel of gedeeltelijk op de werkplek worden gebruikt. De Kennisgroep wees er daarbij op dat er sinds 1 januari 2024 regels gelden voor wegwerpbekers die ter plekke worden gebruikt. Volgens de ILT geldt de uitzondering voor inzamelen en recyclen sinds 1 januari 2026 niet meer voor kantoren. Meer daarover leest u bij de regels voor wegwerpbekers.

Wat telt als werkplek?

De nihilwaardering geldt op de werkplek. In de Wet op de loonbelasting is dat een plaats die voor de werknemer als arbeidsplaats dient en waarvoor u als werkgever op grond van de Arbeidsomstandighedenwet verantwoordelijk bent. Dat is meer dan het kantoor alleen. De kantine van een werkplaats, de bouwkeet op een bouwplaats en de wachtruimte van een garage waar uw monteurs pauzeren, vallen er ook onder.

Voor een bouwbedrijf betekent dit dat de filterkoffie in de keet net zo onbelast is als de cappuccino op het hoofdkantoor. Hoe u koffie op een bouwplaats regelt, staat bij koffie in de bouw. De woning van de werknemer is voor deze regel geen werkplek, met uitzondering van arbovoorzieningen zoals een goede stoel.

Hoe zit het met koffie voor bezoekers en klanten?

De werkkostenregeling gaat alleen over wat u aan uw eigen werknemers geeft. Koffie die u schenkt aan klanten, sollicitanten of de monteur die de lift komt keuren, is geen loon en telt nergens mee in de WKR. Uitzendkrachten en ingehuurde zzp'ers die op uw werkplek koffie drinken, vallen voor u evenmin onder de regeling.

Voor de btw ligt het anders: daar telt wel wat het eten en drinken voor uw personeel per jaar kost. Dat staat uitgewerkt bij btw op koffie en koffiemachines.

Wat kost de koffie u dan werkelijk?

Omdat de loonheffing nul is, is de rekening simpel: alleen de koffie, de machine en het onderhoud. Een team van 25 drinkt bij 2,5 kop per werkdag ongeveer 1.312 koppen per maand. Bij 8 gram per kop is dat 10,5 kilo bonen. Met onze huismelange kost de koffie zelf € 0,17 per kop, excl. btw.

Daar komen de machine en het servicecontract bij. Die zijn voor u gewone bedrijfskosten en geen loon, ook niet als het servicecontract een leenmachine bij storing bevat. Een volledige optelsom per kantoorgrootte staat bij wat koffie op kantoor kost.

Wat moet u vastleggen voor de Belastingdienst?

Voor koffie en thee op de werkplek hoeft u niets per werknemer te registreren. Bewaar de facturen van koffie, machine en service in de administratie, zoals elke andere bedrijfskost.

Geeft u herbruikbare bekers of iets anders dat mee naar huis kan, leg dan vast waarom het voor de werkplek bedoeld is, bijvoorbeeld in een korte notitie bij de inkoopfactuur. De inspecteur beoordeelt of het aannemelijk is. Twijfelt u over een specifiek geval, zoals een koffiecorner in een gedeeld bedrijfsverzamelgebouw, leg het dan voor aan uw salarisadministrateur. De koffie zelf neemt u af via een koffieabonnement van minimaal 12 maanden.