Koffiemachines voor kantoor: prijslijst en advies

Negen machines, van een filterzetter voor de bouwkeet tot een bonenautomaat voor 250 koppen per dag. Per machine de koopprijs, het leasebedrag en het servicecontract dat erbij hoort.

Wat een koffiemachine voor kantoor kost

Prijzen excl. btw. Lease is een indicatie bij 60 maanden.

Alle prijzen zijn exclusief btw en gelden voor bedrijven met een KvK-nummer. Een machine koopt u met betaling vooraf op factuur. Leasen gaat via een erkende leasemaatschappij; het leasebedrag in de tabel is een indicatie bij een looptijd van 60 maanden.

Het verschil tussen de goedkoopste bonenmachine (€ 1.795) en de duurste (€ 6.495) zit niet in de koffie zelf. Het zit in drie dingen: hoeveel koppen de machine per dag aankan zonder dat er een rij ontstaat, hoe hij met melk omgaat en of hij op de waterleiding kan. Een Jura W8 zet voor vijf mensen dezelfde espresso als een duurdere machine, maar bij 60 koppen per dag haalt hij het tempo niet meer.

De Bravilor Novo is de uitzondering in de lijst: een filterzetter met kannen van 1,7 liter, voor de kantine of de bouwkeet waar men grote hoeveelheden zwarte koffie drinkt en geen cappuccino.

Kiezen op capaciteit, melk en water

Vier vragen bepalen de keuze. Beantwoord ze in deze volgorde, dan blijven er meestal één of twee machines over.

1. Hoeveel koppen per dag?

Tel het aantal medewerkers dat op een gewone dag op kantoor is, niet het aantal op de loonlijst. Reken op 2,5 kop per persoon en tel er de bezoekers bij op. Een kantoor met 24 mensen en gemiddeld 6 bezoekers komt zo op 66 koppen per dag. De capaciteit in de prijslijst is een bovengrens; houd 20 tot 30 procent marge, want het grootste deel van de koppen valt bij binnenkomst en na de lunch.

2. Verse melk of melkpoeder?

Verse melk geeft de beste cappuccino, maar vraagt om een melkkoeler en een dagelijks reinigingsprogramma. Melkpoeder (ongeveer 10 gram per kop) staat in een bus in de machine, bederft niet en is minder werk. De twee Animo OptiBeans werken met poeder. De machines van Jura, Franke en WMF werken met verse melk, en de Bravilor Sprso ook: daar staat de melk in een losse melkkoeler naast de machine. Meer hierover in melkpoeder of verse melk.

3. Waterreservoir of wateraansluiting?

Daarover gaat het volgende blok. Het korte antwoord: boven de 60 koppen per dag is een vaste aansluiting prettig, en bij de Animo OptiBeans is hij altijd nodig.

4. Hoeveel ruimte is er?

Reken op de breedte van de machine plus 10 centimeter, een geaard stopcontact en ruimte boven de machine om de bonenbak te vullen. Een volautomaat hoort niet direct naast een fornuis of in de volle zon. Loop ook de checklist voor het kiezen van een machine door.

Reservoir of vaste wateraansluiting

Een plug-and-play machine heeft een waterreservoir en alleen een stopcontact nodig. U zet hem neer en hij werkt. De Jura W8, de Bravilor Sprso en de filterzetter zijn zulke machines. Het nadeel is het bijvullen: bij 30 koppen per dag gaat er al 4,5 liter water door, plus het spoelwater. Bij een reservoir van een paar liter loopt iemand dus een of twee keer per dag naar de kraan, en bij een groter team vaker.

Een machine met vaste aansluiting haalt het water zelf uit de leiding. Daarvoor is binnen 1,5 meter van de machine een koudwaterkraantje nodig. De maat van de aansluiting verschilt per machine: 3/8 inch bij de Jura X10c, 3/4 inch bij de Jura GIGA X3c en de Animo OptiBeans. Is dat er niet, dan legt een installateur het aan voordat de machine komt; lees een wateraansluiting laten aanleggen. De technische dienst sluit de machine aan en plaatst een waterfilter.

Geen leiding in de buurt en ook geen plannen om die aan te leggen? Lees dan koffiemachine zonder wateraansluiting.

Kopen of leasen: het verschil over vijf jaar

Bij kopen betaalt u de machine in één keer en is hij na betaling van u. Bij lease betaalt u een vast bedrag per maand aan een leasemaatschappij, meestal 60 maanden lang. Opgeteld over die 60 maanden betaalt u bij lease ongeveer 29 procent meer dan de koopprijs. Voor een Jura X10 is het dus € 2.795 ineens, of € 60 per maand gedurende 60 maanden.

Lease is interessant als u de investering niet in één keer uit de kas wilt betalen. De leasemaatschappij beoordeelt de aanvraag. Een machine gaat bij ons nooit via automatische incasso.

De afweging staat uitgewerkt op een koffiemachine kopen, een koffiemachine leasen en kopen of leasen.

Onderhoud en service per machine

Bij elke machine hoort een servicecontract: onderhoud op locatie volgens het schema van de fabrikant, storingen inclusief voorrijden en arbeid, slijtdelen, waterfilters en een leenmachine als een reparatie langer duurt. Er zijn twee niveaus.

• Basis, € 55 per maand: voor plug-and-play machines. Bij een storing komt er binnen twee werkdagen een monteur of een leenmachine. Dit geldt voor de Jura W8, de Jura X10, de Bravilor Sprso en de Bravilor Novo.
• Compleet, € 79 per maand: voor machines met wateraansluiting, verse melk of meer dan 100 koppen per dag. Bij een storing komt er de volgende werkdag een monteur bij een melding voor 12.00 uur, en een leenmachine als het langer duurt. Dit geldt voor de Jura GIGA X3, beide Animo OptiBeans, de Franke A300 en de WMF 1100 S.

Waarom het duurdere contract bij de grotere machines? Een machine met verse melk en een vaste aansluiting heeft meer onderdelen die slijten, en als hij stilvalt zit een kantoor van 50 man zonder koffie. Wat er precies onder valt en wat niet, leest u op de pagina over het servicecontract.

Wat kost een kop koffie uit een bonenmachine?

Wij rekenen met 8 gram bonen per kop. Met onze huismelange komt de koffie zelf op € 0,17 per kop. Een cappuccino kost daarbij ongeveer 10 gram melkpoeder extra, tegen € 14,50 per kilo.

Dat is de koffie alleen. Wie de echte prijs per kop wil weten, telt de machine en het onderhoud mee. Een voorbeeld voor 20 medewerkers:

• Twintig medewerkers drinken samen zo'n 1.050 koppen per maand.
• Bij 8 gram per kop is dat 8,4 kilo bonen, tegen € 21,50 per kilo.
• Machine: een Jura X10 van € 2.795, afgeschreven over 60 maanden.
• Service: € 55 per maand.

Verdeel die drie posten over de 1.050 koppen en u heeft de prijs per kop. De rekenhulp doet dat voor uw eigen aantallen, en de kostenindex koffie op kantoor 2026 zet het uit voor 5 tot 100 medewerkers.

De juiste koffiemachine per teamgrootte

De tabel gaat uit van 2,5 koppen per medewerker per dag en een kleine marge voor bezoek. Heeft u veel klantbezoek, of drinkt het team meer dan gemiddeld, schuif dan een rij naar beneden.

Twijfelt u tussen twee rijen, kies dan de grotere machine: een machine op zijn maximum slijt sneller.

Wanneer zijn twee machines beter dan één?

Boven de 80 medewerkers is één machine zelden een goed idee, ook als de grootste het aantal koppen nog aankan. Twee dingen spelen dan. Ten eerste de afstand: wie op de derde verdieping werkt en voor koffie twee trappen af moet, is per kop vijf minuten kwijt. Bij 30 mensen die dat twee keer per dag doen, is dat vijf uur werktijd per dag op de trap.

Ten tweede de storing. Valt de enige machine uit, dan staat het hele kantoor droog tot de monteur er is. Met twee machines op twee plekken loopt men bij een storing naar de andere. Daarom adviseren we voor een groot kantoor vaak een grote automaat in de kantine combineren met een kleinere machine bij de vergaderruimtes, zoals een Jura X10.

Voor meerdere verdiepingen of locaties maken we een offerte op maat.

Levering en installatie op kantoor

De machine komt 5 tot 10 werkdagen na betaling. We zetten hem neer, vullen hem, stellen de maalgraad af op uw bonen en plakken de sticker met het storingsnummer erop. U krijgt uitleg over het schoonmaken. Bij een vaste aansluiting moet de kraan er al zitten; zie levering en installatie. Direct bestellen gaat via samenstellen.