Koffiemachine voor een klein kantoor

Met drie tot tien mensen heeft u geen kantine-automaat nodig. Wel een machine die elke ochtend werkt, zonder dat iemand er een halfuur per week mee bezig is.

Hoeveel koffie drinkt een kantoor van 3 tot 10 mensen?

Een medewerker drinkt op kantoor 2 tot 3 koppen per werkdag. Wij rekenen met 2,5 koppen, 21 werkdagen en 8 gram bonen per kop. Een team van 6 drinkt dan zo'n 315 koppen per maand, goed voor 2,5 kilo bonen.

Kijk naar de bovenste regel. Met 3 mensen zit u onder de minimale afname van 2 kilo per maand. Dat is geen probleem als u de bonen goed bewaart: een dichte zak met ventiel, koel en donker, blijft weken goed. Hoe dat het beste gaat, leest u bij koffiebonen bewaren. Komen er klanten langs, tel dan per bezoek een kop extra. Vijf afspraken per dag is ruim 100 koppen per maand bovenop het team.

De koffiemachine voor een klein kantoor

Voor drie tot tien mensen zijn er in ons aanbod twee machines die op die schaal zijn gemaakt, allebei met verse melk en zonder installatie. De Jura W8 is gemaakt voor ongeveer 50 koppen per dag, heeft een reservoir van 3 liter en een bonenbak van 500 gram. Hij maalt per kop vers en schuimt melk uit een pak of een melkkoeler. Prijs vanaf € 1.795.

De Bravilor Sprso is kleiner opgezet: ongeveer 30 koppen per dag, een reservoir van 2,2 liter en een bonenbak van 300 gram. Zijn sterkste punt is de breedte van 21,5 centimeter. De melk staat in een losse melkkoeler naast de machine, zodat er geen open pak tussen de lunchspullen in de koelkast hoeft. Prijs vanaf € 1.895.

Bij beide geldt: verse melk vraagt dat iemand elke dag het melksysteem spoelt en de koeler leegt. Wilt u dat niet, dan is melkpoeder de andere weg. Eerlijk is eerlijk: de kleinste poedermachine in ons aanbod is gemaakt voor 250 koppen per dag, vraagt een wateraansluiting en is voor een kantoor van zes man te groot. Op deze schaal is zwart drinken met een klein pak melk erbij vaak de nuchterste oplossing.

Kan een koffiemachine zonder wateraansluiting?

Ja, en op een klein kantoor is dat bijna altijd de beste keuze. Beide machines hierboven hebben een waterreservoir. Stekker erin, reservoir vullen, klaar. Er hoeft geen loodgieter te komen en bij een verhuizing gaat de machine mee in de auto.

Het nadeel is bijvullen. Reken per kop op ongeveer 150 milliliter water, inclusief het spoelen bij aan- en uitzetten. Bij 20 koppen per dag is dat 3 liter. Bij de W8 betekent dat elke dag een vol reservoir, bij de Sprso met 2,2 liter soms twee keer per dag. Met minder mensen is het om de dag.

Ververs het water elke ochtend in plaats van alleen bij te gieten. Water dat een paar dagen in een reservoir staat, proeft u terug in de koffie. De afwegingen rond plug-and-play staan op koffiemachine zonder wateraansluiting.

Schoonmaken op een klein kantoor

Dit is het punt dat op kleine kantoren het vaakst misgaat. Er is geen facilitaire dienst en geen schoonmaker die de machine erbij doet, dus doet iedereen het een beetje. In de praktijk betekent dat: niemand. Na een paar weken zit er schimmel op het koffiedik en loopt de lekbak over op het aanrecht.

Maak het concreet. Wie de laatste kop van de dag zet, leegt de koffiedikbak en de lekbak. Bij verse melk spoelt dezelfde persoon het melksysteem. Eén vaste naam draait op vrijdag het reinigingsprogramma met een tablet. Samen is dat een paar minuten per week. Ontkalken hangt af van het water; met een waterfilter in het reservoir hoeft het veel minder vaak.

Een stappenlijst die u naast de machine kunt hangen, staat op koffiemachine dagelijks schoonmaken.

Maandkosten van koffie op een klein kantoor

De koffie zelf is de kleinste post. Met de huismelange kost een kop aan bonen € 0,17. Een team van 8 met 420 koppen per maand gebruikt 3,4 kilo, tegen € 21,50 per kilo. Drinkt u cappuccino, dan komt daar melk of melkpoeder bij.

Over het servicecontract zijn we eerlijk. Basis kost € 55 per maand. Bij vier medewerkers is dat meer dan de koffie zelf. Sommige kleine kantoren kopen daarom zonder contract en regelen bij een storing zelf een reparatie, met het risico dat het team zolang zonder zit. Met Basis komt er binnen twee werkdagen een monteur of een leenmachine.

Rekent u liever met uw eigen aantallen, gebruik dan de rekenhulp koffieverbruik. Een totaaloverzicht per bedrijfsgrootte, inclusief machine en service, staat in de kostenindex 2026.

Kopen of leasen met een klein budget

Een machine koopt u bij ons met betaling vooraf, op factuur. Leasen gaat via een erkende leasemaatschappij, meestal over 60 maanden. Voor de Jura W8 komt dat op € 39 per maand, voor de Bravilor Sprso op € 41 per maand.

Lease spreidt de uitgave, maar is duurder. Over 60 maanden betaalt u in onze indicatie ongeveer 29 procent meer dan de koopprijs. Heeft u het geld en blijft u de komende vijf jaar op dezelfde plek met ongeveer hetzelfde team, dan is kopen voordeliger. Een starter die zijn kas liever voor iets anders gebruikt, kiest eerder lease. De leasemaatschappij beslist zelf over de aanvraag; voor een bedrijf dat pas kort bestaat, kan dat lastiger zijn.

De hele afweging, met fiscale kant, staat op koffiemachine kopen of leasen.

Een koffiemachine in een kleine ruimte

Op een klein kantoor staat de machine vaak in dezelfde ruimte als de bureaus. Houd rekening met het malen: een paar seconden flink geluid, twintig keer per dag. Wie belt of geconcentreerd werkt, hoort het elke keer. Een pantry, een gang of een hoek bij de deur is beter dan naast een bureau.

Controleer drie dingen voordat de machine komt. Er moet een eigen stopcontact zijn, niet een stekkerdoos met de waterkoker en de magnetron, want samen trekken die een groep er zo uit. De machine heeft ruimte nodig aan de voorkant om de lekbak en de koffiedikbak uit te nemen, en aan de bovenkant om bonen bij te vullen: de W8 is 44 centimeter hoog, en onder een laag keukenkastje past dat niet altijd. En een kraan in de buurt maakt het vullen van het reservoir een stuk minder omslachtig.

Wanneer een kleine machine te klein wordt

De Sprso, gemaakt voor 30 koppen per dag, doet het prima tot ongeveer 10 of 11 mensen. Groeit het team naar 14, dan zit u op 35 koppen. U merkt dat aan drie dingen: het reservoir moet twee keer per dag vol, de koffiedikbak is om drie uur al vol, en om negen uur staan er drie mensen te wachten.

De W8 heeft met 50 koppen per dag meer ruimte en gaat mee tot ongeveer 15 tot 20 mensen. Daarboven is de Jura X10 de volgende stap, vanaf € 2.795, met een reservoir van 5 liter. Weet u nu al dat u binnen een jaar of twee boven de tien mensen uitkomt, kies dan niet de kleinste machine. Twijfelt u, vraag een offerte aan en zet er het aantal medewerkers en uw groeiverwachting bij.