Pay-per-cup of een eigen koffiemachine: wat is goedkoper?

Een machine gratis in bruikleen en alleen per kop betalen klinkt als het goedkoopste. Dat is het soms, maar vaak niet. De rekensom en de vragen die u vooraf stelt.

Hoe werkt pay-per-cup?

Bij pay-per-cup plaatst de leverancier een machine en betaalt u per kop die eruit komt. In de prijs per kop zitten meestal de machine, het onderhoud en de koffie. Melk, chocolade, bekers en thee zitten er soms in en soms niet. De machine blijft van de leverancier.

De vanaf-prijzen in de markt liggen rond de 20 cent. PerTazza noemt op zijn site 19 cent per kop, inclusief bonen, machine en onderhoud, voor kantoren vanaf 10 medewerkers. Care for Coffee noemt 22 cent per kop (beide geraadpleegd in oktober 2026). Dat zijn startprijzen: een cappuccino of een kop bij een lage afname ligt vaak hoger.

Wat is bruikleen bij afname?

Een variant is de machine in bruikleen, waarbij u zich verplicht om de koffie bij dezelfde leverancier af te nemen. U betaalt dan geen prijs per kop, maar een prijs per kilo of per verpakking. De machine is gratis zolang u afneemt.

Het effect is hetzelfde als bij pay-per-cup: de machine wordt terugverdiend via de koffie. De kiloprijs ligt daarom hoger dan bij een leverancier die alleen koffie verkoopt. Hoeveel hoger, ziet u pas als u de kiloprijs naast een losse offerte voor koffie legt.

Waar zitten de verborgen kosten?

Een lage prijs per kop zegt weinig zonder de voorwaarden. Let op deze zes punten:

• Minimale afname. Een minimum per maand betekent dat u koppen betaalt die niet worden gedronken, bijvoorbeeld in de zomer of bij thuiswerkdagen.
• Contractduur. Een lange looptijd met stilzwijgende verlenging bindt u ook als het team krimpt.
• Prijsverhoging. Een clausule waarmee de leverancier de prijs per kop jaarlijks of bij een hogere koffieprijs mag aanpassen.
• Losse ingrediënten. Melk, cacao, thee en bekers die er niet bij zitten.
• Service buiten het contract. Voorrijkosten of uren bij schade door 'onjuist gebruik'.
• Einde contract. Kosten voor ophalen of een boete bij vroegtijdig opzeggen.

Rekenvoorbeeld: 20 medewerkers

Een team van 20 drinkt bij 2,5 kop per werkdag ongeveer 1.050 koppen per maand. Bij pay-per-cup betaalt u bij 19 cent 199,50 euro per maand, bij 22 cent 231 euro, en bij 30 cent, wat voor melkdranken niet ongebruikelijk is, 315 euro. Over een jaar is dat tussen de 2.394 en 3.780 euro.

Bij een eigen machine bestaan de kosten uit drie delen. De tabel zet ze naast elkaar.

De optelsom per kop voor 5 tot 100 medewerkers staat in de kostenindex koffie op kantoor 2026. Elke cent verschil per kop is bij dit team 10,50 euro per maand, 126 euro per jaar.

Hoe vergelijkt u een prijs per kop met een prijs per kilo?

Leveranciers rekenen in verschillende eenheden, en dat maakt vergelijken lastig. Reken alles terug naar koppen. Bij 8 gram per kop haalt u 125 koppen uit een kilo bonen. Een kiloprijs van 25 euro is dus 20 cent per kop, alleen aan bonen. Een kiloprijs van 30 euro bij bruikleen is 24 cent per kop.

Zet daarnaast de vaste kosten om naar koppen. Een servicecontract van 60 euro per maand is bij 1.050 koppen bijna 6 cent per kop, bij 400 koppen 15 cent. Dat laatste verklaart waarom een eigen machine bij een klein team per kop duurder uitvalt dan bij een groot team. Let ook op de grammen: een aanbieder die met 7 gram per kop rekent, komt aan meer koppen per kilo dan wij met 8 gram. De bandbreedte ligt tussen 7 en 11 gram.

Wanneer is pay-per-cup een goede keuze?

Er zijn situaties waarin het klopt. Een kantoor dat geen investering wil doen en geen machine op de balans wil, betaalt liever per kop. Een tijdelijke locatie, een projectkantoor van een jaar, heeft niets aan een machine die vijf jaar meegaat. En wie zeker wil weten dat er nooit een rekening voor een reparatie komt, koopt met de hogere prijs per kop die zekerheid in.

Pay-per-cup zonder minimum is ook gunstig bij sterk wisselend gebruik, zoals een sportkantine of een evenementenlocatie met lange stille periodes.

Wanneer is een eigen machine voordeliger?

Hoe meer koppen, hoe sneller de vaste kosten van een eigen machine zich terugbetalen. Een machine kost hetzelfde, of er nu 400 of 1.200 koppen per maand doorheen gaan, terwijl bij pay-per-cup elke kop meetelt. Boven de 15 tot 20 medewerkers wint een eigen machine het in de meeste rekensommen.

Een eigen machine geeft ook vrijheid. U kiest zelf de koffie, u stapt na de looptijd van het abonnement over als u wilt, en de machine heeft na vijf jaar nog een restwaarde. Hoe u de machine financiert, leest u bij kopen of leasen.

Wat gebeurt er aan het eind van het contract?

Bij pay-per-cup en bruikleen gaat de machine terug. U heeft na drie of vijf jaar betalen niets in handen en moet opnieuw kiezen, vaak met weinig onderhandelingsruimte als de machine al is opgehaald. Bij een eigen machine loopt de koffie door, of u kiest een andere leverancier voor de bonen.

Bij ons is het koffieabonnement na de eerste 12 maanden maandelijks opzegbaar. De machine blijft van u.

Welke vragen stelt u een aanbieder?

Vraag elke aanbieder dezelfde vijf dingen, op papier:

1. Wat is de prijs per kop voor koffie, voor een cappuccino en voor chocolade?
2. Is er een minimale afname per maand, en wat betaalt u als u daaronder zit?
3. Hoe lang loopt het contract, en wordt het stilzwijgend verlengd?
4. Mag de prijs tussentijds omhoog, en op basis waarvan?
5. Wat kost opzeggen of ophalen aan het eind?

Leg de antwoorden naast een offerte voor een eigen machine. Dan ziet u in één oogopslag wat u per kop werkelijk betaalt. Meer over die prijs leest u bij prijs per kop koffie op kantoor.