Koffie op een groot kantoor

Bij 50 medewerkers of meer gaat het niet meer om de beste machine, maar om de opstelling: hoeveel machines, op welke plek, en wat er gebeurt als er een stilvalt.

Hoeveel koffie drinkt een kantoor met 100 of 200 medewerkers?

Op een groot kantoor is het aantal mensen op de loonlijst niet het getal waarmee u rekent. Door thuiswerken is op een gewone dag lang niet iedereen er. In de tabel gaan we uit van 70 procent bezetting. Uw eigen cijfer haalt u uit het reserveringssysteem voor werkplekken, of u telt een week lang de bezette bureaus.

Verder rekenen we met 2,5 koppen per aanwezige per dag, 21 werkdagen en 8 gram bonen per kop.

Op dinsdag en donderdag zit een kantoor vaak voller dan op vrijdag. Kies de capaciteit op de drukste dag, niet op het weekgemiddelde. Een rekenvoorbeeld voor elke grootte staat in de kostenindex 2026.

De piekmomenten bij de koffiemachine

Er zijn twee pieken: bij binnenkomst tussen ongeveer 8.45 en 9.30 uur, en direct na de lunch rond 13.00 uur. Rond 15.00 uur volgt een kleinere. In onze rekenvoorbeelden gaan we ervan uit dat een derde van alle koppen van de dag in die eerste twee pieken valt.

Reken het na voor één verdieping met 60 aanwezigen. Dat zijn 150 koppen per dag. Valt een derde daarvan in twee halve uren, dan zijn het 25 koppen per half uur. Een bonenmachine met één uitloop doet, met kiezen, wachten en kopje wisselen, ongeveer een kop per minuut. Dat haalt het net, maar wie om 9.10 uur komt, staat achter vijf collega's. Met twee machines op die verdieping is de rij weg.

Daar zit de kern van de opstelling op een groot kantoor. De dagcapaciteit van een machine zegt weinig; de piek bepaalt hoeveel machines u nodig heeft. Meer over capaciteit per model staat op hoeveel koppen per dag een koffiemachine aankan.

Eén grote machine tegenover twee kleinere

Een Animo OptiBean X 13 is gemaakt voor 250 koppen per dag en heeft een vaste wateraansluiting nodig. Twee Jura GIGA X3 Professional machines doen samen 300 koppen per dag en kunnen ook op een reservoir draaien. Op papier wint de grote machine: één aanschaf, één contract, één plek om bij te vullen. In de praktijk wint vaak de dubbele opstelling.

De reden is uitval. Valt de enige machine van een verdieping stil, dan loopt iedereen naar een andere verdieping of naar het café om de hoek. Met twee machines gaat het werk door en wordt het alleen wat drukker bij de andere. Twee machines op twee plekken maken bovendien de looproute korter.

Het nadeel: twee servicecontracten en twee keer onderhoud. Bij 50 tot 80 aanwezigen per verdieping adviseren wij twee machines. Bij een centrale kantine waar 150 mensen tegelijk lunchen, werkt één grote machine in de kantine plus een kleinere op elke verdieping het best.

Per verdieping of centraal in de kantine

Lopen kost tijd, en op een groot kantoor telt het op. Stel dat heen en terug naar een centrale kantine drie minuten kost. Bij 100 aanwezigen die elk 2,5 koppen halen, loopt dat op tot 750 minuten per dag, ruim 12 uur. Met een machine op elke verdieping gaat dat terug naar ongeveer een minuut per kop. U wint zo'n 8 uur werktijd per dag.

Toch heeft de kantine een functie. Daar komen mensen van verschillende afdelingen elkaar tegen, en voor veel organisaties is dat precies de bedoeling. Een veelgebruikte verdeling is daarom: in de kantine de grote machine met het volledige menu, inclusief chocolade, en op de verdiepingen een eenvoudiger machine voor koffie en cappuccino. Zo is er geen rij en blijft de kantine een plek waar mensen graag naartoe gaan.

Voorbereiding voor een wateraansluiting

Machines die meer dan 150 koppen per dag zetten, horen op een vaste wateraansluiting. Bijvullen is bij die aantallen niet te doen: 175 koppen is ruim 26 liter water per dag. Bij de Animo OptiBean X 11 en X 13 is de aansluiting verplicht; de GIGA X3 bestaat in beide uitvoeringen, als GIGA X3c op de waterleiding.

Wat er moet liggen: een koudwaterleiding met een afsluitkraan bij de machine, een stopcontact op een eigen groep, en bij voorkeur een afvoer. Zit de pantry ver van een leiding, dan legt een installateur er een aan. Hoeveel werk dat is, hangt af van de afstand en van wat er boven het plafond zit. Hoe dat in zijn werk gaat, staat op wateraansluiting aanleggen.

Plan dit vóór de levering, zodat de machine op de dag van installatie direct aangesloten kan worden. De volgorde staat op levering en installatie.

Het servicecontract voor een groot kantoor

Op deze schaal is Compleet de logische keuze. Het kost € 79 per maand per machine. Compleet betekent de volgende werkdag een monteur bij een melding voor 12.00 uur, en een leenmachine als het langer duurt. Met Basis is het binnen twee werkdagen een monteur of een leenmachine, en twee werkdagen zonder koffie voor 100 mensen merkt iedereen.

Reken het om. Als bij een storing 40 van de 100 aanwezigen tien minuten extra kwijt zijn aan koffie halen elders, is dat 400 minuten per dag. Over twee dagen is dat ruim dertien uur werktijd. Daar staat het maandelijkse verschil tussen Basis en Compleet tegenover.

Compleet is ook bedoeld voor machines met een wateraansluiting en voor machines die meer dan 100 koppen per dag zetten. Wat er precies onder valt, staat bij het servicecontract.

Hoeveel bonen, melkpoeder en chocolade bestelt een groot kantoor?

Neem een kantoor met 100 medewerkers en 70 aanwezigen: 3.675 koppen per maand en 29,4 kilo bonen. Is ongeveer een derde daarvan cappuccino of koffie verkeerd, met 10 gram melkpoeder per kop, dan komt daar zo'n 12,9 kilo melkpoeder bij. Chocolade is lastiger te voorspellen. Meestal drinkt een klein groepje het elke dag en de rest nooit. Begin met een paar kilo en stel na de eerste maand bij.

De huismelange tegen € 21,50 per kilo is op een groot kantoor de standaard, omdat hij zowel zwart als in melk overeind blijft. Een tweede, sterkere koffie zet u in een van de andere machines: de espresso donker tegen € 23,50 per kilo. Wie op een kleinere verdieping, tot ongeveer 35 mensen, vooral verse melk wil, kijkt naar de WMF 1100 S.

Alles komt in één maandelijkse levering. Reserveer voor 30 kilo bonen en 13 kilo poeder een kast of stelling bij de receptie of de pantry. Het abonnement loopt minimaal 12 maanden en de hoeveelheid past u per maand aan via het koffieabonnement.

Wie de machines onderhoudt op een groot kantoor

Op een groot kantoor moet dat één persoon of één team zijn. Meestal is dat de facilitaire dienst of de receptie. Spreek af wie elke ochtend controleert of de bonenbakken en poederbussen vol zijn, wie aan het eind van de dag het spoelprogramma start en wie wekelijks het reinigingsprogramma draait.

De schoonmaker veegt vaak de buitenkant af, maar draait geen reinigingsprogramma. Zet het daarom uitdrukkelijk in het schoonmaakcontract of juist niet, zodat niemand ervan uitgaat dat de ander het doet. Hang naast elke machine een aftekenlijst. Geef de machines bij meerdere exemplaren een nummer, dan gaat een melding direct naar de juiste. Storingen meldt u via het nummer op de sticker of via storing melden.