De beste koffiemachine voor uw kantoor

Er is geen machine die voor elk kantoor de beste is. Wel een machine die het best past bij uw aantal mensen, uw melk en uw water. Per teamgrootte uitgewerkt.

Bestaat er één beste koffiemachine voor kantoor?

Nee. Een machine die op een kantoor met 6 mensen uitstekend is, staat op een kantoor met 40 mensen de hele ochtend te malen. En de machine die 250 koppen per dag haalt, is voor een klein team geld weggegooid en vraagt een wateraansluiting die u niet nodig heeft.

Vier vragen bepalen welke machine voor u de beste is:

1. Hoeveel koppen gaan er per dag doorheen, en hoeveel daarvan in het drukste half uur?
2. Drinkt het team vooral zwart, of veel cappuccino en koffie verkeerd?
3. Is er een kraan in de buurt, of moet het een machine met reservoir zijn?
4. Wie maakt de machine elke dag schoon?

Met die vier antwoorden valt de keuze bijna vanzelf. Hieronder werken we het uit voor vier teamgroottes.

De benodigde capaciteit uitrekenen

Begin met het daggemiddelde: reken op 2,5 kop per medewerker. Dertig mensen drinken samen ongeveer 75 koppen per dag. Daarna de piek: een groot deel van die koppen wordt gezet tussen half negen en tien uur, en direct na de lunch.

Een volautomaat heeft voor één kop ruwweg een halve tot een hele minuut nodig, een cappuccino wat langer dan een zwarte koffie. Willen 20 mensen binnen een kwartier koffie, dan staat de laatste al snel tien minuten te wachten bij één machine.

Kies daarom een machine waarvan de opgegeven dagcapaciteit ruim boven uw gemiddelde ligt. Wij adviseren een marge van de helft: bij 75 koppen per dag een machine voor minstens 110 tot 120. Uw eigen getallen rekent u uit met de rekenhulp koffieverbruik.

De beste koffiemachine per teamgrootte

Het overzicht, gerekend met 2,5 kop per persoon per werkdag, 21 werkdagen en 8 gram bonen per kop.

Drinkt uw team meer dan gemiddeld, bijvoorbeeld in een callcenter of bij ploegendiensten, reken dan met 3 koppen per persoon en schuif een regel op.

Kantoor met 5 medewerkers: klein en zonder installatie

Vijf mensen drinken samen zo'n 12 à 13 koppen per dag. Daar is de Jura W8 voor gemaakt: plug-and-play, verse melk uit een pak of kan, een reservoir van 3 liter en een koopprijs van € 1.795.

Het reservoir vult u ongeveer om de dag, de bonenbak van 500 gram is na zo'n vijf werkdagen leeg. Met 2,1 kilo bonen per maand zit u net boven de minimale afname van 2 kilo in het abonnement.

De W8 haalt tot ongeveer 50 koppen per dag, dus er is ruimte om door te groeien tot een man of vijftien. Het alternatief is de Bravilor Sprso: maar 21,5 centimeter breed, met verse melk uit een losse melkkoeler. Handig op een smal aanrecht, maar gemaakt voor ongeveer 30 koppen per dag, dus bij groei zit u er sneller aan. Meer over kleine teams staat bij koffiemachine voor een klein kantoor.

Kantoor met 15 medewerkers: op de grens

Bij 15 mensen gaan er zo'n 38 koppen per dag door de machine. De Jura W8 haalt er 50, dus op papier past hij. Met de marge voor de ochtendpiek heeft u een machine voor 57 koppen nodig, en daar zit u net boven. Het reservoir is de tweede rem: 38 koppen vragen ruim 5 liter water per dag, dus het reservoir van 3 liter vult u bijna twee keer per dag.

De Jura X10 geeft lucht: tot ongeveer 100 koppen per dag en een reservoir van 5 liter, dat u bij 15 mensen één keer per dag vult. Het verschil in koopprijs, € 2.795 tegenover € 1.795, is over vijf jaar klein naast de koffie die er doorheen gaat.

Beide machines werken met verse melk. Het schuim is beter dan van poeder, maar het melksysteem moet elke dag gespoeld worden en de melk moet koel staan. Is daar niemand voor, lees dan eerst melkpoeder of verse melk.

Kantoor met 30 medewerkers: de piek wordt het probleem

Dertig mensen drinken ongeveer 75 koppen per dag en 12,6 kilo bonen per maand. Een machine voor 80 koppen staat dan elke dag aan zijn maximum, en in de ochtend ontstaat een rij. Ook een machine voor 100 koppen zit met de marge voor de piek krap.

De Jura GIGA X3 Professional is gemaakt voor tot 150 koppen per dag, met verse melk, een bonenbak van een kilo en twee pompen, zodat koffie en melk snel na elkaar komen. Hij werkt op een reservoir van 5 liter; bij 75 koppen per dag vult u dat twee keer. Wilt u dat niet, kies dan de GIGA X3c voor de waterleiding.

Liever melkpoeder? Dan is de Animo OptiBean X 11 het alternatief, tot 250 koppen per dag, maar alleen op een vaste wateraansluiting. Bij deze machines hoort het Compleet-contract (€ 79 per maand): bij een melding voor 12.00 uur komt er de volgende werkdag een monteur bij een melding voor 12.00 uur, en een leenmachine als het langer duurt. Met 30 mensen zonder koffie is één dag stilstand al duur.

Kantoor met 60 medewerkers of meer

Zestig mensen zijn samen goed voor zo'n 150 koppen per dag en 25 kilo bonen per maand. De Animo OptiBean X 11 haalt tot 250 koppen per dag, met een bonenbus van 2,2 kilo, maar vraagt een vaste wateraansluiting. Wil u ook chocolademelk uit dezelfde machine, dan is er de Animo OptiBean X 13.

Toch is één grote machine niet altijd het beste antwoord. Zit het team verdeeld over twee verdiepingen, dan lopen mensen met één machine elke keer de trap op en af. Twee kleinere machines, één per verdieping, kosten in aanschaf iets meer maar halveren de rij en de looptijd. En als er één in storing staat, heeft het kantoor nog koffie.

Voor grotere locaties staat meer uitleg bij koffie op een groot kantoor.

Waar de keuze voor een kantoormachine misgaat

• Kiezen op uiterlijk. Het mooiste scherm zegt niets over de zetgroep of de capaciteit.
• Rekenen met het gemiddelde. De klacht komt om negen uur, niet om drie uur 's middags.
• Verse melk zonder verantwoordelijke. Een vies melksysteem bederft de smaak en is onhygiënisch.
• Een thuismachine op kantoor. Gemaakt voor een paar koppen per dag, en de garantie geldt vaak niet bij zakelijk gebruik. Zie professionele koffiemachine.

Twijfelt u tussen twee machines, kies dan de grotere als het team groeit, en de eenvoudigere als niemand tijd heeft voor onderhoud. En vraag bij elke offerte naar de capaciteit per dag, de melk en of er een wateraansluiting nodig is. Met die drie antwoorden kunt u aanbiedingen eerlijk naast elkaar leggen, ook als ze van verschillende leveranciers komen.