Het koffieabonnement voor kantoor

Elke maand koffie op de deur, zonder dat iemand eraan hoeft te denken. Hier staat precies hoe het abonnement loopt: de looptijd, de betaling, het aanpassen en het opzeggen.

Hoe werkt een koffieabonnement voor kantoor?

Het abonnement regelt de koffie die u elke maand nodig heeft, zonder losse bestellingen. Zo loopt het:

1. U kiest welke koffie en hoeveel kilo per maand, met een minimum van 2 kilo. Melkpoeder en chocolade zet u erbij als uw machine poederbussen heeft.
2. U betaalt de eerste maand bij het bestellen, met iDEAL of creditcard.
3. De eerste levering komt binnen 3 werkdagen. Daarna leveren we elke maand rond dezelfde datum.
4. Vanaf de tweede maand incasseren we het maandbedrag via SEPA-incasso. U krijgt één factuur per maand.

U kunt het abonnement combineren met een machine van ons, of het gebruiken voor de machine die al op kantoor staat. Machine, koffie en service stelt u samen via samenstellen.

De voorwaarden van het koffieabonnement

De voorwaarden op een rij:

De volledige tekst staat in de zakelijke voorwaarden, onderaan elke pagina. Die is kort, en we raden aan hem te lezen voor u tekent. Hoe het van aanvraag tot eerste levering loopt, staat bij onze werkwijze.

Hoeveel koffie bestelt u per maand?

Vul hieronder in hoeveel mensen er op een gewone dag op kantoor zijn en hoeveel koppen ze drinken. De rekenhulp laat zien hoeveel kilo bonen en melkpoeder dat per maand is, en wat het per kop kost.

Bestel de eerste maand liever iets te veel dan te weinig. Na twee maanden weet u precies wat uw kantoor verbruikt en stelt u de hoeveelheid bij. Wilt u de rekensom zelf maken, de uitleg staat bij hoeveel koffie per medewerker.

Betalen per maand via incasso

Na uw akkoord op de offerte tekent u een machtiging voor de maandelijkse SEPA-incasso. Vanaf dan wordt het abonnement elke maand vooraf gefactureerd en afgeschreven. Valt u onder een servicecontract, dan staat dat op dezelfde factuur.

Een machine gaat nooit via de incasso. Die betaalt u vooraf, of u least hem via een leasemaatschappij. Zo blijft het maandbedrag van het abonnement overzichtelijk: alleen koffie en eventueel service.

Wordt een incasso gestorneerd of niet betaald, dan mogen we de volgende levering uitstellen tot het bedrag binnen is. Voor de boekhouding: koffie valt onder 9% btw, service onder 21%. Meer daarover in btw op koffie en koffiemachines.

Minder koffie in de zomer of bij thuiswerk

In die maanden verlaagt u de hoeveelheid. Een mail is genoeg, en de volgende levering wordt aangepast. Twee voorbeelden:

• Zomervakantie. Een kantoor met 30 medewerkers waarvan in juli de helft weg is, drinkt die maand zo'n 788 koppen. Dat is 6,3 kilo in plaats van 12,6 kilo.
• Hybride werken. 30 medewerkers die drie dagen per week op kantoor zijn, zitten op ongeveer 13 kantoordagen per maand. Dat geeft zo'n 975 koppen, of 7,8 kilo.

Eén grens geldt: het minimum van 2 kilo per maand. Komt u tijdens de minimale looptijd daaronder, dan blijft het maandbedrag over het minimum verschuldigd. Voor een kantoor dat bijna leeg is, is dat ook meestal genoeg; 2 kilo is 250 koppen.

Groeit het team, dan gaat het andersom. Kijk dan ook of de machine het tempo nog haalt; vanaf ongeveer 60 koppen per dag is een machine met wateraansluiting prettiger. Zie het overzicht van koffiemachines voor kantoor.

Het abonnement opzeggen

Het abonnement loopt minimaal 12 maanden. Daarna loopt het voor onbepaalde tijd door en kunt u het elke maand opzeggen, met een opzegtermijn van één maand. Een voorbeeld: start u op 1 november 2026, dan loopt de minimale looptijd tot en met 31 oktober 2027. Zegt u op 30 september 2027 op, dan is de laatste maand oktober.

Stopt u eerder dan de minimale looptijd, dan zijn de maandbedragen tot het einde van die looptijd verschuldigd, berekend over het minimum van 2 kilo. Een servicecontract heeft dezelfde minimale looptijd als het abonnement en geldt per machine.

Opzeggen gaat per mail of via het contactformulier. U krijgt een bevestiging met de datum van de laatste levering. Heeft u een machine van ons gekocht, dan blijft die van u; u kunt er daarna elke koffie in gebruiken die bij de machine past. Een geleasede machine loopt door volgens het contract met de leasemaatschappij, los van het abonnement.

Rekenvoorbeeld: een kantoor met 15 medewerkers

Een accountantskantoor met 15 mensen, een volautomaat met poederbus, en ongeveer een op de drie koppen met melk.

U bestelt dan 6,5 kilo huismelange tegen € 21,50 per kilo, 3 kilo melkpoeder tegen € 14,50 per kilo en 1 kilo cacao tegen € 12,50 per kilo. Per kop kost de koffie € 0,17. Wilt u de machine en het onderhoud meetellen, kijk dan in de kostenindex.

Een koffieabonnement voor uw eigen machine

Staat er al een volautomaat op kantoor die goed werkt, dan hoeft u geen nieuwe te kopen. Onze bonen passen in elke machine met een bonenbak, en de gemalen filterkoffie in elk zetapparaat met filter. In de offerteaanvraag kiest u dan 'alleen koffie voor onze eigen machine'.

Twee kanttekeningen. Bij nieuwe bonen moet de maalgraad vaak opnieuw worden ingesteld; doe dat de eerste week een paar keer en proef. En een servicecontract van ons geldt alleen voor machines die wij hebben geleverd. Voor een oudere machine van een andere leverancier blijft het onderhoud dus bij die partij.