Een koffiemachine zakelijk kopen

Een koffiemachine voor uw bedrijf is een bedrijfsmiddel. Dat heeft gevolgen voor de btw, de afschrijving en mogelijk de investeringsaftrek. De hoofdlijnen, met de bedragen van 2026.

Zakelijk kopen bij Bedrijfskoffie

Wij leveren alleen aan bedrijven. U bestelt op naam van uw onderneming, met uw KvK-nummer, en de factuur staat op uw bedrijfsnaam met de btw apart vermeld. Alle prijzen op deze site zijn excl. btw.

Dat is meer dan een formaliteit. Met een correcte factuur op bedrijfsnaam kunt u de btw terugvragen en de machine in uw administratie opnemen als bedrijfsmiddel. Een kassabon van een elektronicawinkel op uw eigen naam werkt daar minder goed voor.

U kunt kopen met betaling vooraf of leasen via een erkende leasemaatschappij. De twee routes staan bij koffiemachine kantoor kopen en koffiemachine leasen. Hieronder gaat het over wat er daarna in de boeken gebeurt.

Kunt u de btw op een koffiemachine terugvragen?

Bent u btw-ondernemer en levert u belaste prestaties, dan trekt u de btw op de machine (21%) in de regel af als voorbelasting. Dat geldt ook voor het servicecontract (21%) en de koffie, melkpoeder en cacao (9%).

Er zijn twee uitzonderingen om op te letten. Levert uw bedrijf vrijgestelde prestaties, zoals veel zorgpraktijken en onderwijsinstellingen, dan kunt u de btw niet of maar deels aftrekken. Voor u is de prijs incl. btw dus de echte prijs. En voor bepaalde personeelsvoorzieningen gelden beperkingen in het Besluit uitsluiting aftrek; uw boekhouder weet of dat bij u speelt.

De tarieven per product en de regels op een rij staan bij btw op koffie en koffiemachines.

Een koffiemachine afschrijven

Een machine gaat jaren mee, dus u trekt de aanschaf niet in één keer af. U verdeelt de kosten over de gebruiksduur. Volgens de Belastingdienst mag u per jaar maximaal 20% van de aanschafkosten afschrijven. Een koffiemachine schrijft u dus in minimaal vijf jaar af.

Voorbeeld: u koopt de Jura X10 voor € 2.795 excl. btw en rekent met vijf jaar en geen restwaarde. U boekt dan elk jaar een vijfde van dat bedrag als afschrijving. Koopt u op 1 oktober, dan schrijft u het eerste jaar alleen de laatste drie maanden af.

Kost een bedrijfsmiddel minder dan 450 euro, dan hoeft u niet af te schrijven en trekt u het in één keer af als kosten. Een filtermachine als de Bravilor Novo (€ 325) blijft daaronder.

Kleinschaligheidsinvesteringsaftrek op een koffiemachine

De kleinschaligheidsinvesteringsaftrek (KIA) is een extra aftrekpost op uw winst. Het gaat om het totaal dat u in een boekjaar investeert in bedrijfsmiddelen, niet om de koffiemachine alleen. Bedrijfsmiddelen onder 450 euro tellen niet mee. De bedragen voor 2026 volgens de Belastingdienst:

Een machine onder de 2.901 euro haalt de drempel alleen samen met andere investeringen in hetzelfde jaar. Koopt u in 2026 alleen een Jura W8 (€ 1.795), dan krijgt u geen KIA. Koopt u de Jura GIGA X3 Professional (€ 4.395), of in hetzelfde jaar ook laptops of meubilair, dan wel. U krijgt dan 28% van het totaal als extra aftrek van de winst.

Is lease een kostenpost?

Dat hangt af van de vorm. Bij operational lease is de leasemaatschappij eigenaar. Het maandbedrag is een kostenpost, en u trekt de btw per termijn af. Er valt niets af te schrijven en u krijgt geen KIA, want u investeert niet zelf.

Bij financial lease bent u economisch eigenaar. U neemt de machine op de balans, schrijft hem af en boekt de rente als kosten. De btw over het geheel wordt meestal aan het begin in één keer berekend, en de investeringsaftrek kan dan bij u liggen.

Welke vorm het is, leest u in het contract van de leasemaatschappij. Vraag het na voordat u tekent. Een vergelijking van de totale kosten staat bij koffiemachine kopen of leasen.

Telt koffie op het werk mee in de werkkostenregeling?

Koffie en thee die u medewerkers op de werkplek geeft, vallen onder de nihilwaardering voor consumpties op de werkplek die geen deel van een maaltijd zijn (artikel 3.7 van de Uitvoeringsregeling loonbelasting 2011). Ze tellen dus niet mee in uw vrije ruimte. Dat geldt voor de koffie uit de machine, niet voor een pak bonen dat een medewerker mee naar huis neemt.

Koffie voor bezoekers en klanten is een bedrijfskost. Bij een garage of praktijk waar klanten in de wachtruimte koffie drinken, is dat vaak een flink deel van het verbruik.

Meer uitleg, ook over wanneer het wel meetelt, staat bij koffie en de werkkostenregeling.

Overzicht: hoe elke post fiscaal landt

Dit is de hoofdlijn. Uw boekhouder past het toe op uw rechtsvorm en uw situatie.

Gegevens voor een zakelijke bestelling

Uw bedrijfsnaam, KvK-nummer, factuuradres en btw-nummer, en een contactpersoon met telefoon en e-mail. Daarmee maken we de factuur goed op naam.

Een machine betaalt u vooraf op factuur. Het koffieabonnement loopt minimaal 12 maanden en wordt maandelijks via automatische incasso afgeschreven. Het servicecontract per machine kost vanaf € 55 per maand.

Wilt u eerst zien wat het geheel per maand kost, gebruik dan de samensteller. Wilt u leasen of meerdere machines, vraag dan een offerte aan.

Rekenvoorbeeld: de opbrengst van de KIA

Stel dat u in 2026 in totaal 10.000 euro investeert: een koffiemachine, drie laptops en nieuwe bureaus, elk onderdeel boven de 450 euro. Dat bedrag valt in de schijf van 28%. U mag dan 2.800 euro extra van uw winst aftrekken, bovenop de gewone afschrijving.

Hoeveel belasting dat scheelt, hangt af van uw tarief in de inkomstenbelasting of de vennootschapsbelasting. Het is in elk geval meer dan nul, en het is een reden om investeringen die toch al gepland staan in hetzelfde boekjaar te doen.

Let wel op de keerzijde. Verkoopt u een bedrijfsmiddel binnen vijf jaar na het begin van het jaar van aanschaf, dan kan er een desinvesteringsbijtelling volgen. Een koffiemachine die u na twee jaar alweer wegdoet, kan een deel van de aftrek dus terugbrengen. Kies daarom een machine die ook over vijf jaar nog bij uw team past.