Koffieautomaat voor kantoor

Met koffieautomaat bedoelt de een een volautomaat op bonen, de ander een muntautomaat in de hal. Het verschil in werking, kosten en hygiëne, en welke bij uw locatie past.

Soorten koffieautomaten voor kantoor

Onder het woord koffieautomaat vallen drie heel verschillende machines.

Voor een kantoor waar de koffie voor de medewerkers is, is de vraag meestal niet welke automaat, maar welke volautomaat. Een bekerautomaat met muntproever is gemaakt voor een situatie waarin de gebruiker zelf betaalt.

Volautomaat op bonen: de standaard op kantoor

Een volautomaat zet met één druk op de knop koffie, espresso, cappuccino of chocolademelk. Hij maalt de bonen per kop en heeft geen bekers nodig: u zet uw eigen mok eronder.

De kosten zitten vooral in de koffie. Aan bonen kost een kop ongeveer € 0,17. Met een cappuccino komt daar ongeveer 10 gram melkpoeder bij, à € 14,50 per kilo.

Voor een team tot 15 mensen is de Jura W8 een nuchtere keuze: een reservoir van 3 liter en verse melk. Vanaf 40 mensen de Animo OptiBean X 11 met melkpoeder, en voor kantines de Animo OptiBean X 13, met naast de bonen drie bussen voor topping, chocolade en suiker. Het hele overzicht staat bij koffiemachines voor kantoor.

Muntautomaat of pasautomaat, als gebruikers zelf betalen

Een automaat met betaalsysteem is logisch waar mensen koffie halen die niet bij uw bedrijf horen: een sportkantine, de hal van een bedrijfsverzamelgebouw, een wachtruimte waar bezoekers een uur zitten.

Op een kantoor is het ongebruikelijk om medewerkers voor koffie te laten betalen. Koffie op de werkplek telt in de werkkostenregeling voor nul mee, dus er is ook geen fiscale reden voor. Wel kost een betaalsysteem geld: het apparaat zelf, transactiekosten en tijd om kas of afrekening bij te houden.

Eerlijk is eerlijk: wij leveren geen automaten met muntproever of pasjeslezer. Heeft u die echt nodig, dan is een vending-exploitant de juiste partij. Voor alles waarbij de koffie voor het team is, zit u bij ons goed.

Instant-automaat: snel en goedkoop, maar vlak

Een instant-automaat mengt oploskoffie, melkpoeder en suiker met heet water. Dat gaat snel en de machine is eenvoudig. Daarom staan ze vaak in werkplaatsen en kantines waar veel mensen in korte tijd koffie willen.

Het nadeel proeft u. Oploskoffie is een gedroogd extract en mist het lichaam van vers gezette koffie. Daarnaast moet de mixer, waarin poeder en water samenkomen, dagelijks gespoeld worden; anders koekt het poeder aan.

Wij leveren daarom geen instant-automaten, maar twee alternatieven. Voor een werkplaats met vooral zwarte koffie: de Bravilor Novo, filterkoffie in kannen van 1,7 liter. Voor een kantine waar ook cappuccino wordt gedronken: een bonenmachine met poederbus. Zie ook koffie in werkplaats en productie.

Betaalsystemen voor koffieautomaten

Voor wie een betaalde automaat overweegt, zijn er grofweg vier vormen.

• Muntproever. Werkt overal, maar iemand moet de kas legen en tellen, en steeds minder mensen hebben munten bij zich.
• Contactloos pinnen. Makkelijk voor de gebruiker; per transactie betaalt de exploitant kosten.
• Personeelspas of sleutel. Het verbruik wordt per persoon geregistreerd en later verrekend.
• Gratis met telling. Geen betaling, wel een teller per drank, zodat u weet wat er doorheen gaat.

Die laatste vorm hebben de meeste volautomaten al: het display telt het aantal koppen per soort. Dat is genoeg om het verbruik te volgen en het koffieabonnement op de juiste hoeveelheid te zetten.

Hygiëne: wat een koffieautomaat dagelijks nodig heeft

Elke automaat met melk vraagt dagelijkse aandacht. Melkresten zijn een voedingsbodem voor bacteriën, en een melksysteem dat een weekend vies staat ruikt u op maandag.

• Volautomaat met verse melk: melksysteem elke dag reinigen, melk koel bewaren.
• Volautomaat met melkpoeder: mixer spoelen volgens het programma van de machine, poederbus droog houden.
• Bekerautomaat: ook de uitgifte en de bekerhouder schoonhouden, omdat gebruikers daar met hun handen aan zitten.

Een praktisch ritme is twee momenten per dag: 's ochtends een korte controle en spoelen, aan het eind van de dag lekbak en koffiedik legen en het reinigingsprogramma draaien. Het volledige schema staat bij koffiemachine dagelijks schoonmaken.

Mogen er nog wegwerpbekers bij een koffieautomaat?

Sinds 1 januari 2024 mogen kantoren, bedrijven en instellingen geen wegwerpbekers met plastic meer aanbieden voor gebruik ter plaatse, ook geen kartonnen bekers met een plastic laagje. Daar gold een uitzondering op: wie de bekers apart inzamelde en liet recyclen, mocht ze blijven gebruiken. Volgens de Inspectie Leefomgeving en Transport (ILT) geldt die uitzondering sinds 1 januari 2026 niet meer voor kantoren. Alleen wie zich vóór 12 december 2025 bij de ILT had gemeld, mag hem nog tot en met 31 december 2026 gebruiken. Herbruikbare bekers en mokken zijn wel toegestaan.

Voor een volautomaat is dat geen probleem: die is gemaakt voor een mok of kop. Bij een bekerautomaat raakt het de kern van het systeem, want die geeft zelf bekers uit. Wie een bekerautomaat overweegt, moet dus ook nadenken over herbruikbare bekers en wie die afwast.

Wat wel en niet mag staat uitgewerkt bij regels voor wegwerpbekers op kantoor.

De juiste koffieautomaat per locatie

• Kantoor tot 15 mensen: een compacte volautomaat zonder installatie, zoals de Jura W8.
• Kantoor van 20 tot 50 mensen: een volautomaat voor 100 tot 150 koppen per dag, eventueel op de waterleiding.
• Kantine of groot kantoor: een automaat met meerdere bussen op de waterleiding, of twee machines op twee plekken.
• Werkplaats of bouwkeet: filterkoffie in kannen.
• Openbare ruimte waar bezoekers betalen: een vending-exploitant met betaalsysteem.

Valt u tussen twee regels in, kijk dan naar de piek in de ochtend en naar wie het onderhoud doet. Dat beslist meestal sneller dan het merk.

Betalen per kop tegenover een eigen automaat

Bij pay-per-cup zet een leverancier een automaat neer en betaalt u per kop die eruit komt. Geen aanschaf, maar de machine zit wel in de prijs per kop verwerkt.

Reken het verschil altijd door op uw eigen aantallen. Een cent per kop extra lijkt niets, maar bij 1.050 koppen per maand is dat over vijf jaar 630 euro. Tien cent per kop verschil kost u in die vijf jaar 6.300 euro: meer dan de meeste volautomaten kosten.

Pay-per-cup kan zinvol zijn als u geen investering wilt doen en het verbruik onvoorspelbaar is. Bij een vast team met een stabiel verbruik is een eigen machine met een abonnement op bonen meestal goedkoper. De volledige vergelijking staat bij pay-per-cup of een eigen machine.