Bonen of capsules op kantoor: wat is beter?

Capsules zijn makkelijk, bonen zijn goedkoper. Hoe groot het verschil is, hangt af van het aantal koppen. Een eerlijke vergelijking op kosten, smaak, afval en onderhoud.

Wat is het verschil tussen bonen en capsules op kantoor?

Een capsulemachine zet koffie uit een afgesloten portie: capsule erin, knop in, klaar. Een volautomaat maalt per kop verse bonen, zet de koffie en schuimt zo nodig melk op. Beide zijn eenvoudig te bedienen. Het verschil zit in de prijs per kop, de hoeveelheid afval en wat er aan onderhoud bij komt kijken.

Op kantoor speelt nog iets: het aantal koppen. Thuis zet iemand twee koppen per dag; op een kantoor van 20 zijn het er 50. Bij die aantallen wordt een paar cent per kop een serieus bedrag per jaar.

Wat kost een kop uit bonen en uit een capsule?

De capsuleprijs komt van Nespresso Professional, dat capsules voor kantoormachines per 50 verkoopt voor 41 tot 47 cent exclusief btw (7 oktober 2026). Cups voor huishoudmachines kosten bij webwinkels 39 tot 48 cent. Met onze huismelange kost een kop uit bonen € 0,17. Met het verschil van bijna 2.900 euro per jaar is een volautomaat bij dit kantoor binnen ongeveer een jaar terugverdiend. Alle prijzen per systeem staan in de prijs per kop koffie.

Smaken capsules of bonen beter?

Eerlijk: een goede capsule smaakt beter dan een slecht onderhouden volautomaat. De koffie zit luchtdicht verpakt en elke kop is hetzelfde, ook als niemand de machine ooit afstelt. Dat is het sterkste argument voor capsules.

Een goed afgestelde volautomaat met verse bonen geeft meer smaak en meer keuze: u kiest zelf de melange, de sterkte en de hoeveelheid. En voor melkdranken heeft een bonenmachine meestal een ingebouwd melksysteem, waar een capsulemachine vaak een losse opschuimer nodig heeft. De voorwaarde is wel dat iemand de machine dagelijks schoonhoudt en de dosering goed staat. Lees een koffiemelange kiezen als u wilt weten welke bonen bij uw team passen.

Hoeveel afval geven capsules op kantoor?

Reken het uit voor een kantoor van 20: 50 koppen per dag, 1.050 per maand, 11.550 capsules per jaar gerekend over elf maanden. Bij 50 medewerkers zijn het er bijna 29.000. Elke capsule is een los stukje aluminium of kunststof met koffiedik erin. Recyclen kan alleen als het kantoor ze apart inzamelt en afvoert, en dat is een extra afvalstroom die iemand moet regelen.

Bij bonen blijft er koffiedik over, dat bij het groente-, fruit- en etensafval kan, en een lege zak per kilo. Voor hetzelfde kantoor van 20 zijn dat ongeveer 92 zakken per jaar in plaats van 11.550 capsules. Wie zijn kantoor verduurzaamt, vindt meer stappen in duurzame koffie op kantoor.

Wat is makkelijker in gebruik en onderhoud?

Een capsulemachine is het eenvoudigst: geen molen, geen bonenbak, alleen water bijvullen en de opvangbak met capsules legen. Ontkalken blijft wel nodig. Het nadeel zit in de voorraad: capsules gaan per stuk, en op een druk kantoor staat er altijd iemand bij een lege doos.

Een volautomaat vraagt meer: dagelijks de lekbak en koffiedikbak legen, het melksysteem reinigen, en een reinigingsprogramma als de machine erom vraagt. Bij Jura komt die vraag na elke 180 bereidingen. Daar staat tegenover dat u één keer per maand een doos bonen ontvangt in plaats van steeds capsules te bestellen. Het schema staat in de koffiemachine dagelijks schoonmaken.

Hoeveel voorraad en bestellingen kost het?

Capsules voor kantoormachines worden per 50 verkocht. Een kantoor van 20 met 1.050 koppen per maand verbruikt dus 21 dozen per maand, en wie niet op tijd bestelt, staat op donderdag zonder. Die dozen moeten ergens droog staan, en de lege capsules moeten weer weg.

Bij bonen gaat het om ruim 8 kilo per maand: een doos die in een kastje past. Met een abonnement komt die elke maand rond dezelfde datum, en u past de hoeveelheid aan als het team groeit of in de zomer minder drinkt. Op beide zit 9 procent btw; voor de boekhouding maakt het dus niets uit, voor de officemanager wel.

Wanneer kiest u capsules en wanneer bonen?

• Bij een team van een paar mensen dat weinig koffie drinkt. Onder de tien koppen per dag weegt de prijs per kop minder zwaar.
• In een directiekamer of vergaderruimte waar af en toe een kop wordt gezet, naast een volautomaat in de pantry.
• Als echt niemand de machine wil schoonhouden. Dan is een capsule de veiligste weg naar een fatsoenlijke kop.

Bedrijfskoffie levert zelf geen capsulesystemen. Juist daarom zeggen we het eerlijk: voor heel kleine teams kan een capsulemachine de nuchtere keuze zijn.

Bonen kiest u vanaf ongeveer vijf mensen die dagelijks koffie drinken, en zeker als er melkdranken bij horen. Voor een klein team past een compacte machine als de Bravilor Sprso of de Jura W8, zonder installatie. Bij 20 tot 25 aanwezige medewerkers wordt het de Jura X10. Wie geen machine wil kopen of leasen, kan alleen het koffieabonnement nemen voor een bestaande bonenmachine.

En pads of oploskoffie als tussenweg?

Pads kosten bij webwinkels 17 tot 25 cent per stuk excl. btw, en oploskoffie 7 tot 12 cent per kop (123inkt.nl, oktober 2026). Beide zijn goedkoper dan capsules. De meeste padmachines zijn gebouwd voor thuisgebruik, niet voor 50 koppen per dag, en voor een grote beker zijn vaak twee pads nodig. Oploskoffie zit vooral in automaten met poeder. Qua smaak komen beide niet in de buurt van vers gemalen bonen.

Overstappen van capsules naar bonen: waar let u op?

1. Tel eerst een maand hoeveel capsules er doorheen gaan. Dat is uw aantal koppen.
2. Kies de machine op dat aantal, met ruimte voor drukke dagen.
3. Maak de laatste capsules op in de vergaderruimte, of laat de oude machine daar staan.
4. Laat het team de eerste weken meekiezen in de melange en de sterkte.

Wie de keuze voor een machine wil onderbouwen, gebruikt de checklist voor het kiezen van een koffiemachine.