Hoeveel koffie drinkt een medewerker per dag en per maand?

Reken met 2 tot 3 koppen per persoon per werkdag en 8 gram per kop. Maar wie er werkelijk is, en wie er op bezoek komt, maakt meer uit dan het gemiddelde.

Hoeveel koppen koffie drinkt een medewerker per dag?

Op een kantoor ligt het tussen 2 en 3 koppen per persoon per werkdag. Wij rekenen standaard met 2,5. Dat gemiddelde verbergt grote verschillen: de een drinkt er zes, de ander alleen thee. Voor een budget telt alleen het totaal van het team.

De grootste fout bij het inschatten is tellen op de loonlijst. Een team van 30 waarvan iedereen twee dagen thuiswerkt, heeft op een gemiddelde dag 18 mensen op kantoor. Dan bestelt u voor 18, niet voor 30. Kijk naar de bezetting op een dinsdag en op een vrijdag; het verschil is vaak groter dan u verwacht.

Hoeveel gram koffie gaat er in een kop?

Een volautomaat maalt per kop tussen 7 en 11 gram, afhankelijk van de instelling en het soort drank. Een espresso of een normale kop zit meestal rond 7 tot 9 gram, een grote beker of een dubbele shot hoger. Wij rekenen met 8 gram.

Dat getal heeft u zelf in de hand. Uit een kilo bonen haalt u bij 8 gram 125 koppen, bij 10 gram nog maar 100. Staat de machine op het sterkste standje omdat iemand dat ooit zo heeft ingesteld, dan betaalt u een kwart meer voor koffie die niet per se lekkerder is. Bij de installatie stellen we de dosering samen met u in.

Hoeveel kilo koffiebonen per medewerker per maand?

2,5 koppen x 21 werkdagen x 8 gram = 420 gram bonen per medewerker per maand.

De tabel laat zien wat er gebeurt als het aantal koppen of de dosering afwijkt.

Per medewerker per maand, bij 21 werkdagen. Voor een team vermenigvuldigt u met het aantal mensen dat gemiddeld aanwezig is. De rekenhulp koffieverbruik rekent het direct uit, inclusief melkpoeder.

Verschilt het koffieverbruik per sector?

Ja, en vooral in het patroon over de dag. Op de bouw en in de werkplaats gaat het om filterkoffie in kannen: er wordt per keer veel gezet en een deel wordt koud weggegooid. Reken daar met een ruimere marge dan op kantoor; zie koffie op de bouw.

Op scholen valt het meeste verbruik in twee pauzes van een kwartier, met tientallen docenten tegelijk bij de machine. Het aantal koppen per dag is dan niet hoog, de piek wel. In een garage of praktijk drinken klanten mee. Daar telt u per bezoeker die koffie krijgt een kop extra; een showroom met 15 bezoekers per dag zit dan al snel op 300 extra koppen per maand. Meer per branche staat bij koffie per sector.

Drinken mensen in de zomer en de winter evenveel koffie?

In de zomer daalt het verbruik vooral omdat er minder mensen zijn. Is in juli een derde van het team met vakantie, dan daalt de koffie met ongeveer een derde mee. In de wintermaanden stijgt het aandeel warme chocolade en thee, en drinkt het team meer per persoon.

Bestel daarom niet twaalf maanden dezelfde hoeveelheid. Bij ons abonnement zet u de hoeveelheid voor juli en augustus lager en in december weer hoger. Zo staan er na de zomer geen open zakken van drie maanden oud in de kast.

Rekenvoorbeeld: een kantoor met 35 medewerkers

Een adviesbureau heeft 35 mensen op de loonlijst. Gemiddeld is 70 procent op kantoor: 24 mensen. Daarnaast komen er per werkdag ongeveer 10 bezoekers die een kop krijgen.

• Medewerkers: 24 mensen die elk 2,5 kop per werkdag drinken, samen 1.260 koppen per maand.
• Bezoek: 10 koppen per werkdag, samen 210 koppen per maand.
• Totaal: 1.470 koppen. Bij 8 gram is dat 11,8 kilo bonen.
• Melkdranken: bij 35 procent zijn dat 515 koppen, met 10 gram melkpoeder per kop 5,1 kilo.

Per werkdag zijn dat 70 koppen. Daarvoor past een machine als de Jura X10, of met ruimte voor groei de Jura GIGA X3 Professional. Wie op de loonlijst had gerekend, met alle 35 mensen, kwam op 88 koppen per dag en kocht misschien een te grote machine.

Hoeveel melkpoeder en cacao heeft u nodig?

Voor een cappuccino of koffie verkeerd uit de poederbus gaat er ongeveer 10 gram melkpoeder in. Het aandeel melkdranken verschilt sterk per team; op de meeste kantoren is het een derde tot de helft van de koppen. Tel een week lang mee via de teller in het menu van de machine. Dat is betrouwbaarder dan een schatting.

Voor chocolade volgt u de dosering die in de machine staat ingesteld. Een paar kilo cacao per maand is voor een kantoor van 20 meestal ruim voldoende. Werkt u met verse melk, lees dan melkpoeder of verse melk voor het verbruik in liters.

Hoe meet u het werkelijke verbruik op uw kantoor?

Een schatting is een begin. Na een maand weet u het precies, als u twee dingen bijhoudt. De eerste is de teller van de machine: vrijwel elke volautomaat telt in het menu het aantal koppen, vaak per soort drank. Noteer de stand op de eerste werkdag van de maand en op de laatste. Het verschil, gedeeld door het aantal werkdagen, is uw echte aantal koppen per dag.

De tweede is het aantal zakken dat op is. Zet nieuwe zakken op een vaste plek en streep ze af als ze opengaan. Vergelijk dat met de teller: zit u ruim boven 8 gram per kop, dan staat de dosering hoger dan nodig of wordt er veel gespoeld en weggegooid. Met die twee getallen stelt u de bestelling bij en weet u ook of de machine nog ruim genoeg is.

Wat als u te veel of te weinig koffie bestelt?

Te weinig is het grootste probleem: dan staat er op donderdag niemand meer bij de machine en gaat iemand bonen kopen in de supermarkt, tegen consumentenprijs. Te veel is minder erg, zolang de zakken dicht blijven. Een geopende zak bonen verliest na een paar weken merkbaar aroma; lees koffiebonen bewaren voor de details.

Begin met de rekensom, bestel de eerste maand een kilo extra als buffer en stel na twee maanden bij. Het koffieabonnement loopt minimaal 12 maanden vanaf 2 kilo per maand, en de hoeveelheid is elke maand aan te passen.