Waterdispenser op kantoor: wat bij uw bedrijf past

Waterdispenser, waterkoeler of tappunt: de woorden lopen door elkaar. Hier staat wat het verschil is, wat elk kost, wat de regels zeggen over hygiëne en hoe u van de plastic flessen af komt.

Waterdispenser, waterkoeler en tappunt naast elkaar

In de praktijk worden de woorden door elkaar gebruikt. Wij hanteren deze indeling:

Het tappunt is de netste oplossing, maar alleen als de pantry toch al open gaat. Een losse koeler op de leiding is sneller geregeld. Meer over die variant op waterkoeler op de waterleiding.

Welke oplossing bij welk bedrijf past

Bij vijf mensen of minder is een kraan met een karaf in de koelkast vaak genoeg. Dat is geen grap: het water is hetzelfde, en de investering nul. Een tafelmodel op de leiding is de stap daarna.

Bij 10 tot 50 mensen is een koeler op de leiding de logische keuze. Het water raakt niet op, en bij 0,75 liter per persoon per dag zou u met flessen al snel 10 tot 40 flessen per maand sjouwen.

Op plekken zonder waterleiding blijft de flessendispenser over: een tijdelijke unit, een beursstand of de bouwkeet. Op een bouwplaats is het Arbobesluit hier duidelijk over: volgens artikel 3.27 moet daar voldoende drinkwater of andere alcoholvrije drank beschikbaar zijn. Hoe wij koffie en water op de bouw regelen, staat bij koffie voor het bouwbedrijf.

Wat kost een waterdispenser per jaar?

De kostengids waterkoeler van OfferteAdviseur (september 2026) geeft jaarbedragen per kantoorgrootte. Dat zijn alle kosten samen: huur of afschrijving, water en onderhoud.

• Klein kantoor, 5 tot 10 personen: 300 tot 900 euro per jaar.
• Middelgroot kantoor, 10 tot 25 personen: 600 tot 1.800 euro per jaar.
• Groot kantoor, meer dan 25 personen: vanaf 1.200 euro per jaar, en bij intensief gebruik 3.500 euro of meer.

Per maand rekent de gids voor een gekocht flessenmodel 10 tot 70 euro (afschrijving en water) en voor een gekocht leidingmodel 5 tot 40 euro (waterverbruik en onderhoud). Het verschil zit bijna helemaal in de flessen. Wij maken voor waterkoelers een prijs op maat; zie waterkoeler op kantoor voor de kosten per onderdeel.

Is een waterdispenser verplicht op kantoor?

Nee. Het Arbobesluit noemt drinkwater alleen uitdrukkelijk voor de bouwplaats. Op een kantoor is een kraan met leidingwater in de pantry voldoende; een dispenser of koeler is een voorziening die u kiest, niet een plicht.

Wel is het in de praktijk een van de eerste dingen waar medewerkers naar vragen, zeker in een pand zonder koeling. Een team dat in juli op de derde verdieping zit en voor koud water naar de supermarkt loopt, merkt het verschil direct. Zet het daarom in hetzelfde rijtje als de koffie: geen verplichting, wel iets waar mensen elke dag mee te maken hebben.

Legionella en hygiëne, verplicht en verstandig

Wat moet: het Drinkwaterbesluit stelt dat drinkwater en warm tapwater minder dan 100 kolonievormende eenheden legionellabacteriën per liter mogen bevatten (artikel 36). De verplichte legionella-risicoanalyse en het beheersplan uit hoofdstuk 4 gelden voor aangewezen locaties: onder meer ziekenhuizen, hotels en andere logiesgebouwen, asielzoekerscentra, zwembaden, sauna's, campings en jachthavens. Een kantoor staat niet in die lijst.

Waarom een dispenser weinig risico geeft: volgens het RIVM worden mensen ziek door het inademen van vernevelde waterdruppels, niet door het drinken van besmet water. Het RIVM noemt ook dat apparaten die geen water vernevelen, zoals koffiezetapparaten en waterkokers, geen legionella-longontsteking geven.

Wat verstandig is: de tapkranen dagelijks afnemen, het filter op tijd vervangen, na een vakantie eerst doorspoelen, en bij een flessenmodel de flessen koel en uit de zon bewaren en de nek van de fles schoon houden bij het wisselen.

Duurzaamheid van een waterdispenser met flessen

Het Voedingscentrum rekent voor dat de klimaatimpact van één glas water uit een fles of pak overeenkomt met 100 tot 200 glazen kraanwater, vooral door verpakken en vervoeren. Verpakt water is volgens dezelfde bron bijna 150 keer duurder dan water uit de kraan. Een flessendispenser zit tussen die twee in: herbruikbare flessen, maar wel vrachtwagens die ze brengen en ophalen.

De andere plasticpost op kantoor zijn de bekers. Volgens de ILT geldt sinds 1 januari 2026 de uitzondering voor het inzamelen en recyclen van wegwerpbekers met plastic niet meer voor kantoren. Wie zich vóór 12 december 2025 bij de ILT had gemeld, mag die uitzondering nog tot en met 31 december 2026 gebruiken. Glazen of een eigen bidon bij de waterkoeler lossen beide problemen op. Lees de regels voor wegwerpbekers en duurzame koffie op kantoor.

Rekenvoorbeeld: 30 medewerkers, een jaar lang

Een kantoor met 30 medewerkers die elk 0,75 liter per werkdag drinken, komt op zo'n 473 liter per maand. Met flessen van 19 liter zijn dat 25 flessen per maand, 300 per jaar.

Huur, filters en onderhoud komen er bij beide nog bij. Maar het verschil in water alleen betaalt de aansluiting in de eerste maand terug. Bronnen: OfferteAdviseur (flesprijs en aansluiten, 2026) en Brabant Water (tarief 2026).

Waar u op let bij de keuze

• Capaciteit. Vraag hoeveel liter koud water de koeler per uur levert. Bij 30 mensen die na de lunch allemaal hun bidon vullen, wilt u niet na tien man lauw water.
• Geluid. De compressor slaat regelmatig aan. Zet hem niet in een stilteruimte of vergaderzaal.
• Tappunt. Is de ruimte onder de kraan hoog genoeg voor een karaf of een grote bidon?
• Heet water. Alleen met een kinderslot, ook op kantoor.
• Wat in de prijs zit. Filters, onderhoudsbeurten, voorrijkosten, en bij bruisend water de CO2-cilinders.

Wij leveren dispensers en koelers op de leiding of met flessen, op offerte en eventueel samen met de koffie. Vraag een offerte aan, of bekijk eerst de koffiemachines voor kantoor.