Voor veel bedrijven in Nederland is leasen van een koffiemachine de praktischste keuze, maar het loont om eerst te begrijpen hoe het precies werkt.
Bij een zakelijke koffiemachine op lease betaalt u een vast maandbedrag in plaats van een groot aanschafbedrag ineens. De machine blijft eigendom van de leverancier. U gebruikt de machine, betaalt maandelijks, en regelt onderhoud en koffiebevoorrading in hetzelfde contract. Zo houdt u uw werkkapitaal vrij, staat de maandlast vast en hoeft u niet zelf een monteur te zoeken bij een storing. Dat is in één zin de reden waarom leasen voor veel kantoren en organisaties aantrekkelijker is dan kopen.
Wat is het verschil tussen leasen en kopen?
Bij kopen betaalt u de volledige aanschafprijs vooraf, of gespreid via een zakelijke lening. De machine is uw eigendom, dus u draait ook zelf op voor reparaties en vervanging. Bij leasen zijn die risico's verlegd naar de leverancier. U betaalt een maandelijks bedrag, en bij een servicecontract is onderhoud of vervanging bij storing al inbegrepen.
Welke optie financieel gunstiger is, hangt af van uw situatie: de levensduur van de machine, uw cashflowbehoefte en of u de investering wilt activeren of liever als bedrijfskosten boekt. Bespreek dat met uw boekhouder. Op de pagina koffiemachines voor kantoor ziet u welke modellen beschikbaar zijn en wat de aanschafprijzen zijn.
Wanneer kiest u beter voor leasen?
Leasen is interessant als:
- u geen groot bedrag ineens wilt vastleggen in apparatuur
- u zekerheid wilt over de maandlasten
- uw organisatie groeit en u de machine later wilt opschalen
- u onderhoud en storingen niet zelf wilt regelen
- u alles, inclusief koffiebonen en servicecontract, op één factuur wilt
Kopen is eerder verstandig als u de machine lang gebruikt, de investering fiscaal gunstig kunt verwerken via de Kleinschaligheidsinvesteringsaftrek (KIA) en u geen behoefte heeft aan een alles-in-één constructie. Zie ook onze pagina over koffie op kantoor voor een volledig overzicht van alle opties.
Wat zit er in een lease-overeenkomst?
Dat verschilt per aanbieder. Vraag altijd na wat er precies in de overeenkomst staat:
- Looptijd: hoe lang zit u vast, en wat zijn de opzegvoorwaarden?
- Onderhoud: is periodiek onderhoud inbegrepen, of betaalt u dat apart?
- Storingen: wat is de responstijd bij een defect, en krijgt u een leenmachine?
- Koffie en verbruiksartikelen: worden bonen, melkpoeder en reinigingstabletten apart gefactureerd?
- Eigendom bij einde looptijd: gaat de machine naar u over, of wordt hij teruggehaald?
Bij Bedrijfskoffie werken wij met een servicecontract dat u kunt combineren met koffiebonenleveringen. Zo staat alles op één factuur en heeft u één aanspreekpunt. Op elke machine zit een sticker met het storingsnummer, zodat uw medewerkers direct weten waar ze terechtkunnen. Lees meer over de voorwaarden en responstijden op de pagina servicecontract koffiemachine.
Welke machine past bij uw bedrijf?
De keuze voor een specifiek model hangt af van het aantal koppen koffie dat u dagelijks zet, of u een wateraansluiting heeft of met een waterreservoir werkt, en of uw medewerkers verse melk of melkpoeder willen. Een kleine organisatie met een beperkt verbruik heeft andere behoeften dan een groot kantoor of een bedrijf in de productiesector dat ook 's nachts of in een weekend doordraait.
Bedrijven in een werkplaats of fabriek hebben bovendien te maken met stof, trillingen en wisselende omstandigheden. Voor die situaties zijn er robuustere modellen. Bekijk wat er speelt bij koffie in werkplaats en productie als uw organisatie buiten een kantooromgeving valt.
Wat zijn de kosten van leasen in de praktijk?
De uiteindelijke maandlast bestaat uit verschillende onderdelen: het leasebedrag voor de machine, de kosten voor het servicecontract en de maandelijkse koffiebevoorrading. Die laatste post is afhankelijk van het aantal koppen dat u per dag zet. Bij Bedrijfskoffie kost onze eigen huismelange vanaf € 20 per kilo, en bedraagt de koffieprijs per kop vanaf € 0,17. Het servicecontract kost € 55 per maand bij een plug-and-play opstelling, of € 79 per maand als u een wateraansluiting heeft, verse melk gebruikt of meer dan 100 koppen per dag zet.
Welke factoren de totale maandlast bepalen:
- het type machine en de aanschafwaarde
- de looptijd van de leaseovereenkomst
- het gekozen servicecontract (Basis of Compleet)
- het maandelijkse koffieverbruik in kilo's
- eventuele extra verbruiksartikelen zoals melkpoeder of chocolade
Wilt u weten wat het voor uw specifieke situatie kost? Vraag een vrijblijvende offerte aan via bedrijfskoffie.nl/offerte. U hoeft pas akkoord te geven bij daadwerkelijke levering.
Veelgestelde vragen
Kan elk bedrijf in Nederland een koffiemachine leasen?
Bedrijfskoffie levert uitsluitend aan bedrijven en organisaties met een KvK-nummer. Particulieren kunnen geen machine leasen via ons. Er is verder geen minimumomvang: van een klein kantoor tot een grote organisatie zijn wij in heel Nederland actief.
Wat gebeurt er bij een storing als ik lease?
Dat hangt af van uw servicecontract. Met het Basis-contract stuurt Bedrijfskoffie binnen twee werkdagen een monteur, of u krijgt een leenmachine. Met het Compleet-contract is de responstijd de volgende werkdag bij melding voor 12.00 uur. Duurt de reparatie langer, dan krijgt u een leenmachine zodat u nooit zonder koffie zit.
Zit ik lang vast aan een leasecontract voor een koffiemachine?
De looptijd verschilt per overeenkomst en wordt vooraf duidelijk vastgelegd. Vraag bij het aanvragen van een offerte altijd naar de opzegmogelijkheden en de minimale contractduur, zodat u weet waar u aan toe bent voordat u akkoord geeft.
Kan ik ook alleen koffiebonen bestellen, zonder lease of servicecontract?
Ja, dat is mogelijk. U kunt bij Bedrijfskoffie een machine kopen en apart een abonnement nemen voor maandelijkse levering van koffiebonen, melkpoeder of chocolade. U stelt zelf samen wat u nodig heeft. Een servicecontract is optioneel, maar wel aan te raden als u wilt dat onderhoud en storingen voor u worden geregeld.